1. Datos que recopilamos

Fitenza trata diferentes categorías de datos personales dependiendo del rol del usuario en la plataforma:

Datos de registro como operador o centro (cliente contratante): nombre completo o denominación social, correo electrónico, nombre comercial del centro deportivo, NIF/CIF, dirección postal, teléfono, datos de facturación y método de pago elegido (tarjeta bancaria, Bizum o transferencia bancaria). Recogidos tanto en el formulario de alta inicial como en el panel de gestión de renovaciones dentro de la ruta /dashboard/mi-suscripcion.
Datos transaccionales, bancarios y de facturación: registros internos de las solicitudes de renovación, estados de la transacción (pendiente, pagado, fallido), justificantes o datos de transferencias/Bizum (como el número de teléfono o cuenta emisora y referencias del concepto) e historial de facturas proforma y definitivas emitidas.
Claves API de Stripe del centro (si el centro activa los pagos online): cuando el centro decide activar los cobros con tarjeta a sus alumnos, introduce voluntariamente en su panel de administración las claves API de su propia cuenta Stripe (Publishable Key pk_... y Secret Key sk_...). Fitenza almacena estas claves en su base de datos de forma segura y cifrada en reposo por el proveedor de infraestructura (conforme al punto 16), y las utiliza exclusivamente para: (i) las tres operaciones estrictamente delimitadas de configuración automática del webhook descritas en el punto 3; (ii) firmar las peticiones a Stripe cuando un alumno del centro inicia una sesión de pago (Checkout) por cualquier producto, bono, servicio, mensualidad o reserva de pista; y (iii) verificar la autenticidad de los eventos entrantes que Stripe envía al webhook mediante el Webhook Secret (whsec_...) generado automáticamente por Stripe al crear el endpoint y almacenado del mismo modo. Fitenza no accede al panel de Stripe del centro, no gestiona su cuenta bancaria, no emite reembolsos, no modifica productos ni precios y no realiza ninguna otra operación con impacto económico sobre dicha cuenta.
Datos del personal del centro (staff): nombre, correo electrónico, teléfono, rol, permisos, fichajes de entrada y salida, incidencias, horarios de trabajo, horas extras registradas, conceptos y bases de nómina, categorías profesionales, complementos, evaluaciones internas y otros datos laborales gestionados voluntariamente por el centro para la administración interna de su plantilla en los módulos de Staff, Fichaje, Horas Extras, Nóminas y Equipos.
Datos de usuarios finales (alumnos del centro): nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, fecha de nacimiento, dirección, código de referido, foto de perfil (opcional), notas internas del centro y otros datos identificativos y de contacto introducidos en el sistema para la gestión de accesos, reservas, comunicaciones y cobros.
Datos de salud, composición corporal, bienestar subjetivo, cuestionario PAR-Q y rendimiento deportivo (alumnos del centro): peso, porcentaje de grasa, masa muscular, perímetros corporales (cintura, cadera, pecho, brazo, pierna, glúteo), pasos diarios, indicadores de bienestar subjetivo (energía, hambre, estrés, sueño, motivación), adherencia a los planes de nutrición y entrenamiento, notas evolutivas, planes de entrenamiento asignados, sesiones y ejercicios ejecutados, planes nutricionales, registros de comidas, datos de participación en la modalidad HYROX, ficha de datos médicos generales (altura, peso, lesiones, enfermedades, alergias, medicación, observaciones) y respuestas al cuestionario de aptitud física PAR-Q (siete preguntas sobre estado cardiovascular, síntomas, medicación y limitaciones osteoarticulares) y demás información asociada al seguimiento físico. Estos datos tienen la consideración de categorías especiales de datos personales conforme al artículo 9.1 del RGPD y son introducidos voluntariamente por el propio usuario final o por el profesional del centro debidamente autorizado.
Datos de incidencias, accidentes y lesiones: descripción del incidente, fecha, hora, lugar, personas implicadas, atención recibida, testigos, seguimiento y estado de resolución, registrados por el centro en el módulo de Incidencias para la gestión interna de siniestros ocurridos en las instalaciones. Estos datos pueden incluir información de salud y de menores conforme al artículo 9 RGPD y al artículo 7 LOPDGDD.
Datos de reservas y check-ins: registros de reserva de clases y de pistas (identificador de alumno, identificador de clase o pista, fecha, hora de inicio y fin, precio aplicado, estado — pendiente de pago, confirmada, cancelada, expirada, walk-in — y método de pago asociado). En el caso de las reservas online de pista incluye también el identificador técnico de la sesión de Stripe. Los check-ins registran identificador de alumno, fecha y hora del escaneo QR o de la apertura de acceso.
Datos capturados por el escáner USB de códigos de barras en el módulo de pagos: cuando el centro conecta un dispositivo escáner USB compatible con el estándar HID (Human Interface Device), el escáner actúa a nivel de sistema operativo emulando entradas de teclado. La plataforma únicamente recibe la cadena de caracteres del código escaneado (número o alfanumérico impreso en el producto, bono o etiqueta), la localiza en el catálogo interno del centro y muestra el resultado en la interfaz de cobro. Fitenza no accede al hardware, no captura datos biométricos, no captura imágenes, no instala controladores y no almacena información adicional distinta del código leído y del ticket generado por el cobro.
Datos del módulo de aforo del centro en vivo y visitas manuales: cuando el centro activa el módulo opcional de aforo (disponible en los planes Pro, Premium, Elite y Enterprise), la plataforma calcula un contador aproximado de personas presentes en el centro sumando los check-ins de alumnos con salida no registrada dentro de una ventana temporal de estancia configurable (entre 15 y 720 minutos), los fichajes de staff en estado de entrada activa y las visitas manuales registradas por el propio centro. Adicionalmente, el centro puede registrar de forma manual, desde el widget del panel de administración, "visitas manuales" (proveedores, familiares, comerciales, personal de mantenimiento, invitados y otras personas físicamente presentes en las instalaciones que no sean alumnos ni staff). De cada visita manual se almacenan: nombre (obligatorio), motivo (opcional), teléfono (opcional), fecha y hora de entrada (fijadas por el servidor), fecha y hora de salida (si se registra), identificador del miembro del staff que la creó, dirección IP desde la que se registró y marca temporal de creación. Estos datos son tratados por el centro como Responsable del Tratamiento; Fitenza actúa como Encargado del Tratamiento conforme al DPA.
Datos de promociones, códigos de descuento y campañas comerciales aplicadas: códigos configurados por el centro (denominación, importe, tipo de descuento porcentual o fijo, fecha de inicio y fin de validez, número máximo de usos totales y por alumno, restricciones de aplicabilidad) y registro individualizado de cada aplicación (fecha, alumno, importe descontado, ticket resultante) a los solos efectos de trazabilidad de caja y de contabilidad interna del centro.
Datos del módulo de fidelización, puntos y programa de referidos (Plan Amigo): saldo acumulado de puntos por alumno, historial de puntos otorgados y canjeados, importe canjeado, fecha de expiración configurada por el centro, relación entre alumnos referidos y referentes, estado de la conversión del referido y recompensas asignadas. Los datos de contacto de terceros aportados por un alumno en el marco del programa de referidos (nombre, teléfono, correo electrónico de la persona invitada) son introducidos voluntariamente por el propio alumno referente bajo su responsabilidad, quien garantiza haber obtenido el consentimiento previo e inequívoco del tercero conforme al artículo 21 LSSI-CE y al artículo 6 RGPD.
Datos de campañas de marketing y gestión de leads (CRM del centro): los centros pueden registrar en el módulo de Marketing y Leads del panel de administración información sobre sus propias campañas comerciales (nombre, plataforma de origen — Facebook, Instagram, Google, Email, WhatsApp u otras —, presupuesto, gastado, leads generados y clientes convertidos) y datos identificativos y de contacto de las personas potencialmente interesadas captadas por dichas campañas (nombre, teléfono, correo electrónico, origen del contacto, estado del embudo comercial, notas internas de seguimiento). Estos datos son gestionados por el centro bajo su exclusiva responsabilidad como Responsable del Tratamiento.
Datos de proveedores del centro: nombre o denominación social, NIF/CIF, persona de contacto, correo electrónico, teléfono, dirección postal, IBAN y otros datos identificativos, económicos y de contacto de los proveedores que el centro registre en el módulo de Proveedores para la gestión de sus compras y pagos.
Datos aportados para importación masiva (servicios llave en mano del plan Elite): ficheros CSV con datos personales de los alumnos del centro que éste transfiere voluntariamente a Fitenza para su carga inicial en la plataforma. La plantilla oficial incluye nombre, correo electrónico, teléfono, plan o bono actual, número de sesiones restantes y próxima fecha de cobro. Estos datos se procesan de forma transitoria para su ingesta y quedan asimilados al régimen general del apartado de alumnos una vez importados.
Datos de firma electrónica de documentos contractuales: registro de aceptación y firma electrónica simple —conforme al artículo 3.10 del Reglamento (UE) nº 910/2014 eIDAS— de los documentos contractuales que el centro pone a disposición de sus alumnos (contrato de alta, consentimientos, autorizaciones), así como de los documentos que Fitenza pone a disposición del centro (DPA, Términos, adendas), incluyendo la marca temporal, la dirección IP del firmante, el user-agent, el identificador de usuario autenticado y el documento firmado. Esta firma no constituye firma electrónica avanzada ni firma electrónica cualificada en el sentido de los artículos 3.11 y 3.12 del citado Reglamento; su valor probatorio queda regulado por el artículo 25.1 eIDAS y por el artículo 326.3 de la Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil.
Datos de uso y seguridad técnica: registros de inicio de sesión, direcciones IP, tipo de navegador y sistema operativo, acciones auditadas en la plataforma y logs internos de errores y actividad relevante para la seguridad del servicio.
Datos de suscripción a notificaciones push (solo si el usuario las activa): al activar las notificaciones push, la plataforma almacena de forma segura el endpoint de suscripción del navegador (una URL técnica única asignada por el servicio de push del navegador), las claves de cifrado extremo a extremo asociadas (p256dh y auth) y la preferencia de idioma del usuario en el momento de la suscripción (español o inglés), detectada automáticamente a partir de la configuración de idioma del dispositivo o de la cookie de traducción. Estos datos son necesarios exclusivamente para enviar notificaciones al dispositivo del usuario. El usuario puede revocar el permiso de notificaciones en cualquier momento desde la configuración de su navegador o dispositivo, lo que invalidará automáticamente el endpoint almacenado.
Datos generados por la sincronización en tiempo real: para propagar cambios entre dispositivos conectados (reservas, aforos, check-ins, reservas de pista, contador del módulo de aforo del centro), la plataforma abre canales de comunicación tiempo real seguros por WebSocket. Estos canales transmiten únicamente identificadores mínimos necesarios para la actualización de la interfaz del usuario y están estrictamente filtrados por centro mediante Row Level Security.
Registro de consentimiento (auditoría legal): en el momento exacto de pulsar el botón de registro, alta en período de prueba, confirmación de renovación automática (opt-in), aceptación de textos legales, firma electrónica del DPA o de cualquier otro documento contractual entre Fitenza y el centro, o firma electrónica de documentos entre el centro y sus alumnos, Fitenza captura y almacena de forma automatizada en una tabla de auditoría la dirección IP del usuario, la fecha, la hora exacta (con marca de tiempo servidor), el user-agent y la versión concreta de los términos o del documento aceptados con el fin de cumplir las obligaciones legales de contratación electrónica y poder acreditar la celebración del contrato en caso de conflicto legal.
Datos generados por las acciones del equipo técnico de Fitenza sobre el panel del centro: con la finalidad de prestar soporte técnico, garantizar el cumplimiento contractual y mantener la continuidad y seguridad del servicio, el equipo técnico de Fitenza dispone de un panel interno de administración (superadmin) cuyas actuaciones generan y almacenan los siguientes datos: (i) registros de impersonación con auditoría completa — cuando un miembro del equipo técnico accede al panel del centro asumiendo temporalmente la identidad del Administrador principal, se almacenan el email e identificador del miembro del equipo técnico, el identificador del Administrador impersonado, la fecha y hora exactas de inicio y de finalización de la sesión, el motivo de finalización, la dirección IP, el agente de navegador y un token único de auditoría; (ii) notas internas de gestión de cuenta (CRM) — anotaciones textuales redactadas por el equipo técnico sobre cada centro contratante (historial de incidencias, comunicaciones comerciales previas, observaciones internas del equipo de soporte, preferencias comerciales manifestadas por el cliente), almacenadas en una tabla independiente con políticas de acceso denegado por defecto para cualquier usuario que no forme parte del equipo técnico de Fitenza; (iii) registros del bloqueo administrativo temporal (freeze) — cuando el equipo técnico aplica un bloqueo temporal del acceso al centro conforme al punto 8 y a la cláusula 5 de los Términos, se almacenan la fecha y hora exacta de fin del bloqueo, el motivo textual introducido por el operador (visible al usuario del centro que intente acceder), el identificador del operador que aplica y del que levanta el bloqueo y sus marcas temporales; y (iv) registros de comunicaciones directas y de otras operaciones administrativas — envíos de correo electrónico desde el panel superadmin al centro, exportaciones operativas del centro (dump JSON), regeneraciones de códigos de cliente huérfanos, cambios de rol, revocaciones o restauraciones de acceso y eliminaciones, asentados en el registro de auditoría (logs_sistema) con marca temporal, identificador del operador, identificador del centro afectado y descripción de la operación.

2. Finalidad y base jurídica

Prestación del servicio SaaS contratado, altas y control de accesos: ejecución del contrato de servicios (Art. 6.1.b RGPD).
Gestión de facturación, emisión de proformas/facturas definitivas y validación de cobros (incluyendo verificación manual de transferencias y Bizum): ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales fiscales (Art. 6.1.b y 6.1.c RGPD).
Envío de correos electrónicos transaccionales al cliente (credenciales de acceso, alertas de renovación, avisos de impago, comunicaciones de estado, confirmaciones de firma): ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD).
Envío de notificaciones push y adaptación de idioma según el dispositivo del usuario: ejecución del contrato e interés legítimo del usuario en recibir avisos operativos en su idioma preferido (Art. 6.1.b y 6.1.f RGPD). Las notificaciones push se envían únicamente previa activación voluntaria del usuario mediante opt-in explícito en el navegador o dispositivo.
Sincronización en tiempo real entre dispositivos: ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD). El tratamiento se limita estrictamente a la propagación de eventos operativos y está aislado por centro mediante Row Level Security.
Gestión del módulo de reserva de pistas (planes Premium y Elite): ejecución del contrato entre el centro y sus alumnos (Art. 6.1.b RGPD). Fitenza actúa como encargado del tratamiento por cuenta del centro respecto a las reservas y los cobros online asociados.
Cálculo del aforo del centro en vivo y gestión del registro de visitas manuales (planes Pro, Premium, Elite y Enterprise): ejecución del contrato SaaS entre Fitenza y el centro para el propio contador (Art. 6.1.b RGPD). Respecto a los datos personales de las visitas manuales aportados por el centro, Fitenza actúa como encargado del tratamiento por cuenta del centro; la base jurídica frente al visitante corresponde acreditarla al propio centro conforme al artículo 6 RGPD (habitualmente consentimiento del visitante, interés legítimo debidamente ponderado en el control de accesos o cumplimiento de obligaciones de seguridad e higiene en las instalaciones).
Configuración automatizada del endpoint de webhook en la cuenta Stripe del centro: ejecución del contrato de servicios SaaS entre Fitenza y el centro (Art. 6.1.b RGPD), previa autorización expresa e inequívoca del centro al facilitar voluntariamente sus claves API en su panel de administración y pulsar el botón "Verificar conexión". El alcance de esta actuación queda estrictamente delimitado a las tres operaciones descritas en el punto 3 (verificación de saldo, listado de webhooks existentes y creación de un único endpoint suscrito a tres eventos técnicos). Su reversibilidad queda garantizada en todo momento por la posibilidad del centro de rotar, invalidar o eliminar su Secret Key desde su propio panel de Stripe, así como de eliminar el endpoint de webhook creado.
Prestación de los servicios llave en mano del plan Elite (importación masiva, configuración inicial y envío masivo de invitaciones): ejecución del contrato del cliente con Fitenza (Art. 6.1.b RGPD). Respecto a los datos personales de los alumnos aportados por el centro para la importación, Fitenza actúa como encargado del tratamiento por cuenta del centro. La base jurídica para poder transferir dichos datos y para autorizar el envío de correos de activación a los alumnos debe ser aportada por el propio centro conforme al artículo 6.1 RGPD (habitualmente, ejecución del contrato con el alumno o consentimiento explícito).
Seguimiento físico, deportivo y nutricional de los usuarios finales, cuestionario PAR-Q, ficha de datos médicos y tratamiento de datos de incidencias: consentimiento explícito del propio interesado gestionado directamente a través del centro deportivo como responsable de su recogida (Art. 6.1.a y Art. 9.2.a del RGPD para datos de salud), sin perjuicio de otras bases habilitantes del artículo 9.2 RGPD que puedan concurrir en función del supuesto concreto.
Gestión laboral y de recursos humanos del staff del centro (fichaje, jornada, horas extras, nóminas, incidencias laborales y evaluación): ejecución del contrato laboral y cumplimiento de obligaciones legales en materia laboral y de Seguridad Social (Art. 6.1.b, 6.1.c RGPD y disposición adicional decimocuarta LOPDGDD respecto al registro horario). El centro contratante actúa como responsable del tratamiento; Fitenza como encargado.
Gestión de campañas de marketing propias del centro y de leads (posibles clientes interesados): interés legítimo del centro en la promoción de su actividad y en la gestión comercial de contactos captados (Art. 6.1.f RGPD) o consentimiento del interesado cuando la legislación aplicable así lo requiera (Art. 6.1.a RGPD y artículo 21 LSSI-CE para comunicaciones comerciales electrónicas). El centro es el único responsable de la base jurídica aplicada frente a cada lead.
Gestión del programa de fidelización, puntos y programa de referidos (Plan Amigo): ejecución del contrato entre el centro y su alumno (Art. 6.1.b RGPD) e interés legítimo del centro en la fidelización de su clientela (Art. 6.1.f RGPD). Respecto a los datos de terceros aportados por un alumno referente, la base jurídica es el consentimiento previo e inequívoco del propio tercero, cuya obtención garantiza el alumno referente y verifica el centro como responsable del tratamiento.
Aplicación de promociones y códigos de descuento en el checkout: ejecución del contrato entre el centro y su alumno (Art. 6.1.b RGPD). La validación server-side del descuento se limita a la comprobación técnica de la validez del código y de su aplicabilidad a la operación en curso.
Gestión de proveedores del centro: ejecución del contrato mercantil entre el centro y su proveedor (Art. 6.1.b RGPD) e interés legítimo del centro en la organización interna de sus compras (Art. 6.1.f RGPD).
Firma electrónica de documentos contractuales entre centro y alumno: ejecución del contrato entre el centro y su alumno, siendo el centro el responsable del tratamiento y Fitenza el encargado (Art. 6.1.b RGPD).
Firma electrónica de documentos contractuales entre Fitenza y el centro (Términos, DPA, adendas): ejecución del contrato de servicios SaaS entre Fitenza y el centro y cumplimiento de las obligaciones de trazabilidad de la contratación electrónica (Art. 6.1.b y 6.1.c RGPD).
Reenvío manual de tickets vía WhatsApp (enlace wa.me): ejecución del contrato entre el centro y su alumno (Art. 6.1.b RGPD). Fitenza únicamente construye un enlace estándar que se abre en la aplicación WhatsApp del propio staff del centro; no se transmite ningún dato desde la infraestructura de Fitenza hacia Meta Platforms, Inc.
Analítica de producto y mejora del servicio: interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD), únicamente cuando el usuario ha otorgado su consentimiento en el banner de cookies. Por defecto la analítica opcional (PostHog) permanece desactivada.
Conservación de facturas y registro de auditoría de consentimiento: cumplimiento de obligaciones legales mercantiles, tributarias y de contratación electrónica (Art. 6.1.c RGPD).
Prevención del fraude, seguridad de la plataforma y respuesta a incidentes: interés legítimo del responsable en mantener la integridad y seguridad de sus sistemas (Art. 6.1.f RGPD).
Acciones del equipo técnico de Fitenza sobre el panel del centro (soporte, impersonación auditada, notas internas de CRM, bloqueo administrativo temporal — freeze — y comunicaciones operativas directas al centro): ejecución del contrato de servicios SaaS (Art. 6.1.b RGPD), cumplimiento de obligaciones legales de trazabilidad y auditoría (Art. 6.1.c RGPD) e interés legítimo del responsable en garantizar la seguridad, la calidad del servicio, la resolución de incidencias y la defensa frente a reclamaciones (Art. 6.1.f RGPD). El detalle de estas actuaciones se recoge en el punto 28 de esta Política.

3. Proveedores de servicios (Encargados del Tratamiento)

Para poder prestar el servicio SaaS con las adecuadas garantías de disponibilidad, seguridad y rendimiento, Fitenza contrata servicios de infraestructura con los siguientes proveedores que actúan como encargados del tratamiento bajo estrictos contratos de confidencialidad y cumplimiento del RGPD:

Supabase Inc. (Supabase EU): base de datos en la nube, autenticación de usuarios, almacenamiento de ficheros y sincronización en tiempo real (Realtime). Los servidores e infraestructura de base de datos utilizados por Fitenza están ubicados dentro de la Unión Europea (Frankfurt, Alemania).
Railway Corp.: infraestructura principal de alojamiento y ejecución de la aplicación web (frontend y backend) y servidores virtuales de computación del núcleo de la aplicación.
cron-job.org (op5 GmbH, Alemania — Unión Europea): servicio externo de programación (scheduler) que invoca mediante peticiones HTTP autenticadas los procesos periódicos de la plataforma (renovación de bonos, generación automática de facturas SaaS, expiración de trials, liberación de pre-reservas de pista no pagadas, completado automático de clases finalizadas, expiración de puntos del Plan Amigo y del programa de fidelización, limpieza de logs, aviso de bonos por vencer y detección de comportamientos anómalos). cron-job.org actúa exclusivamente como disparador temporal: envía una petición HTTP en la hora programada a los endpoints internos de Fitenza. No procesa ni tiene acceso a los datos personales de alumnos, staff o centros: el tratamiento efectivo se realiza siempre en la infraestructura interna de Fitenza (Railway/Supabase). La comunicación entre cron-job.org y Fitenza está protegida mediante un token de autenticación secreto (CRON_SECRET) comparado en el servidor mediante algoritmos resistentes a ataques por temporización.
Brevo (Sendinblue SAS): plataforma logística utilizada exclusivamente para el envío automatizado de correos electrónicos transaccionales, alertas de facturación, entrega de credenciales, confirmaciones de reserva de pista, notificaciones automáticas de estado (activación de bono, renovación consolidada, firma de documentos), envío masivo de invitaciones bilingües de activación de cuenta en el marco de los servicios llave en mano del plan Elite y envío de las comunicaciones directas del equipo técnico de Fitenza al centro descritas en el punto 28. Los correos incluyen comunicaciones en español con resumen final en inglés cuando el destinatario tiene configuración internacional. Empresa establecida en Francia (Unión Europea).
Stripe Payments Europe Ltd.: pasarela de pago seguro utilizada por Fitenza para dos flujos claramente diferenciados: (i) el procesamiento de la suscripción SaaS que el centro contrata con Fitenza, tratado a través de la cuenta Stripe propiedad exclusiva del Titular; y (ii) los cobros que el centro realiza a sus alumnos finales (cuotas, bonos, mensualidades, productos, servicios y reservas online de pista), tratados en todo caso a través de la cuenta Stripe propia del centro. La cuenta Stripe utilizada por cada centro para cobrar a sus alumnos es en todo momento y sin excepción de titularidad, apertura, verificación KYC (Know Your Customer), gestión bancaria, aceptación de los términos de Stripe y administración exclusivas del propio centro. Fitenza no es titular, cotitular, apoderada, representante ni intermediaria financiera de dicha cuenta, ni tiene acceso a su panel de administración, ni gestiona su cuenta bancaria vinculada, ni responde ante Stripe por la misma. Con el único fin de simplificar la puesta en marcha del módulo de pagos online del centro y evitar configuraciones manuales propensas a error, cuando el centro pulsa voluntariamente el botón "Verificar conexión" desde su panel de administración tras haber introducido las claves API de su propia cuenta, Fitenza ejecuta en su nombre y por su autorización expresa e informada tres operaciones estrictamente delimitadas contra la API de Stripe: (a) verificar la validez de la Secret Key mediante una única consulta al saldo (balance.retrieve); (b) listar los endpoints de webhook ya existentes en la cuenta para evitar duplicados (webhookEndpoints.list); y (c) en caso de no existir aún el endpoint requerido, crear un único endpoint de webhook apuntando a la URL de recepción de Fitenza (/api/stripe/webhook?centro_id=<identificador>), suscrito exclusivamente a los tres eventos técnicos necesarios para el servicio (checkout.session.completed, checkout.session.expired y payment_intent.payment_failed), almacenando en la base de datos de Fitenza el secret de firma (whsec_...) que Stripe devuelve al momento de la creación, con la única finalidad de verificar la autenticidad de los eventos entrantes. Fitenza no realiza, bajo ninguna circunstancia, ninguna otra operación de lectura, escritura, modificación, eliminación o consulta sobre la cuenta Stripe del centro más allá de las tres operaciones descritas y de la recepción posterior de los eventos entrantes suscritos. El centro conserva en todo momento el derecho de revocar unilateralmente este acceso técnico rotando o eliminando su Secret Key desde el panel de Stripe. Los pagos a través de Stripe se procesan en la divisa configurada por el centro (EUR, USD, GBP, CAD, CHF, BRL o MXN); Stripe gestiona la operación en dicha divisa bajo sus propias condiciones de servicio. Fitenza no almacena, procesa ni tiene acceso a los datos bancarios directos de las tarjetas de crédito o débito.
Apple Inc. (Apple Pay): método opcional de pago integrado a través de la pasarela de Stripe para permitir la autenticación biométrica local del dispositivo del usuario y el procesamiento ágil de cobros. Fitenza no recibe ningún dato biométrico: la biometría permanece siempre en el dispositivo del usuario.
Google LLC (Google Translate): servicio opcional de traducción automática integrado como widget para ofrecer la interfaz de la plataforma en inglés a usuarios internacionales. El widget únicamente se carga cuando el usuario activa la traducción al inglés mediante el selector de idioma; en ese momento, el contenido textual visible de las páginas se transmite a los servidores de Google para su procesamiento lingüístico. Google LLC opera bajo el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. (EU-US Data Privacy Framework), decisión de adecuación de la Comisión Europea conforme al artículo 45 del RGPD. Política de privacidad de Google: policies.google.com/privacy.
Servicios de entrega de notificaciones push web (Web Push): para el envío de notificaciones push a los dispositivos de los usuarios que las han activado voluntariamente, Fitenza utiliza la infraestructura estándar de la API Web Push (W3C). La entrega física de cada notificación se realiza a través del servicio de push nativo del navegador del usuario: Google Firebase Cloud Messaging (FCM) para Chrome y navegadores basados en Chromium; Apple Push Notification Service (APNs) para Safari; Mozilla Push Service para Firefox; Windows Notification Service (WNS) para Edge. Fitenza firma criptográficamente las notificaciones con su propia clave VAPID (Voluntary Application Server Identification) y envía únicamente el payload cifrado extremo a extremo (RFC 8291) al endpoint técnico opaco proporcionado por el navegador del usuario. Fitenza no transmite datos identificativos del usuario a dichos servicios.
PostHog Inc.: herramienta de analítica de producto de código abierto integrada para monitorizar el rendimiento del servicio y mejorar la usabilidad del sistema. PostHog está configurado con rechazo activo por defecto (opt-out by default): el seguimiento analítico individualizado permanece completamente desactivado salvo que el usuario lo acepte expresamente a través del banner de cookies. Los datos de comportamiento se procesan bajo estrictos criterios de seudonimización, sin rastreos cruzados con otros sitios y sin fines comerciales de terceros. PostHog Inc. opera bajo el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. y aplica Cláusulas Contractuales Tipo para las transferencias que procesa.

Sobre WhatsApp / Meta Platforms, Inc.: Fitenza no se integra con la API de WhatsApp Business ni con Meta Platforms, Inc. como encargado del tratamiento. La funcionalidad de reenvío de tickets por WhatsApp descrita en el punto 27 consiste exclusivamente en la apertura de un enlace estándar del tipo wa.me en la aplicación WhatsApp instalada en el dispositivo del propio staff del centro; ningún dato personal se transmite desde la infraestructura de Fitenza a Meta.

4. Plazos de conservación de los datos

Datos de cuenta activa y solicitudes de renovación: se conservarán durante la vigencia del contrato de servicios y los 30 días naturales posteriores a la solicitud de baja definitiva, para permitir la exportación por parte del cliente.
Facturas y documentación contable (incluyendo proformas validadas): se mantendrán bloqueadas durante un mínimo de 6 años en cumplimiento del artículo 30 del Código de Comercio y de la normativa tributaria española (Ley General Tributaria).
Registros de consentimiento e IP de auditoría (contratación electrónica y firma electrónica de DPA/adendas): se conservarán bloqueados durante un mínimo de 5 años desde la fecha de aceptación para atender posibles requerimientos ante la AEPD u otras autoridades competentes.
Datos de salud, composición corporal, planes de entrenamiento y nutrición, cuestionario PAR-Q, ficha de datos médicos e HYROX de alumnos: se conservarán únicamente mientras el usuario final mantenga su cuenta activa en el centro deportivo o mientras el centro no solicite expresamente su supresión, sin perjuicio de los plazos de bloqueo derivados de reclamaciones o litigios en curso.
Datos de incidencias, accidentes y lesiones: se conservarán durante el plazo de prescripción de las acciones de responsabilidad civil derivadas del siniestro (mínimo 5 años conforme al artículo 1964 del Código Civil), sin perjuicio de plazos superiores que resulten aplicables por convenios de seguros o normativa autonómica.
Datos laborales del staff (fichaje, horas extras, nóminas, incidencias laborales): se conservarán durante los plazos exigidos por la normativa laboral y de Seguridad Social. En particular, los registros diarios de jornada se conservarán durante un mínimo de 4 años conforme a la disposición adicional novena del Real Decreto-ley 8/2019.
Registros de firma electrónica de documentos contractuales: se conservarán durante el tiempo que el centro mantenga la relación contractual con el alumno más los plazos de prescripción aplicables (mínimo 5 años).
Reservas de clases y de pistas: se conservarán mientras la cuenta del alumno permanezca activa en el centro y, en cualquier caso, junto a la documentación contable derivada de sus cobros durante los plazos legales aplicables (véanse Facturas y documentación contable). Las pre-reservas expiradas por falta de pago dentro de la ventana de 10 minutos se marcan como "expirada" y quedan almacenadas con carácter meramente auditor.
Visitas manuales registradas en el módulo de aforo: se conservarán mientras el centro mantenga activa la funcionalidad y no solicite su supresión, con un plazo orientativo recomendado de 90 días desde la fecha de entrada (aplicable como mínimo operativo salvo que el centro justifique un plazo distinto en su propia política de privacidad frente al visitante o exista un requerimiento legal más amplio). El registro de la salida se aplica de forma automática al vencer la ventana temporal de estancia configurada por el centro cuando no se marca manualmente. Los datos se eliminan de forma inmediata al recibir una solicitud de supresión del visitante debidamente atendida por el centro conforme al punto 5.
Datos aportados para importación masiva (Elite): los ficheros CSV originales aportados por el centro para su ingesta se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para completar la importación y verificar su correcta ejecución (habitualmente 30 días), tras lo cual se eliminarán. Los datos ya cargados como registros de alumnos quedarán sujetos al régimen general previsto para los datos de alumnos.
Puntos, canjes y programa de referidos (Plan Amigo): se conservarán mientras el alumno mantenga su cuenta activa en el centro. El proceso automatizado expirar-puntos aplica la política de caducidad temporal configurada por el centro, tras la cual los puntos se marcan como expirados; el registro histórico se mantiene a efectos de trazabilidad. Los datos de contacto de terceros aportados por un alumno referente se conservan únicamente hasta la conversión efectiva del referido o hasta que el propio tercero solicite su supresión, prevaleciendo lo primero.
Datos de campañas de marketing y leads no convertidos: se conservarán durante el plazo razonable de gestión comercial fijado por el centro (habitualmente entre 12 y 24 meses desde el último contacto), tras el cual serán suprimidos o anonimizados salvo consentimiento renovado del interesado. La determinación del plazo concreto corresponde al centro como responsable del tratamiento.
Promociones aplicadas y códigos de descuento: el registro asociado a cada aplicación de promoción se conservará durante los plazos legales aplicables a la documentación contable derivada del ticket o factura resultante.
Datos de proveedores del centro: se conservarán durante la vigencia de la relación mercantil y los plazos de prescripción de las acciones fiscales y contables aplicables (mínimo 6 años conforme al Código de Comercio y a la Ley General Tributaria).
Claves API de Stripe del centro (Publishable Key, Secret Key y Webhook Secret): se conservarán mientras el centro las mantenga configuradas en su panel de administración de Fitenza. Si el centro rota, invalida o elimina su Secret Key desde su propio panel de Stripe, las claves almacenadas en Fitenza dejarán de ser válidas inmediatamente y el centro podrá sobrescribirlas o vaciarlas desde Configuración → Pagos Online. En caso de baja definitiva del centro, las claves se eliminan junto con el resto de los datos de la cuenta conforme al plazo previsto en el punto 5 de los Términos y Condiciones.
Datos de suscripción push (endpoint, claves de cifrado y preferencia de idioma): se conservarán mientras el usuario mantenga activas las notificaciones push en su navegador o dispositivo. Los endpoints revocados por el usuario o expirados técnicamente se eliminan automáticamente en el siguiente ciclo de limpieza. El usuario puede eliminarlos en cualquier momento revocando el permiso de notificaciones desde la configuración de su navegador o dispositivo.
Datos de auditoría de seguridad (logs de acceso, IP, user-agent): se conservarán durante un plazo máximo de 12 meses salvo que exista una investigación de seguridad en curso.
Registros de impersonaciones autenticadas del equipo técnico y de bloqueos administrativos temporales (freeze): se conservarán durante toda la vigencia de la relación contractual con el centro y, en todo caso, durante un mínimo de 5 años desde la fecha de la operación, con el fin de garantizar la trazabilidad, la auditoría interna y la defensa frente a reclamaciones judiciales o administrativas.
Notas internas del equipo técnico sobre cada centro contratante (CRM interno): se conservarán mientras dure la relación contractual con el centro y hasta un máximo de 2 años tras su baja definitiva, salvo que exista un procedimiento judicial o administrativo en curso, o un requerimiento legal, que exija su conservación por un plazo mayor.
Registros del sistema (logs_sistema) generados por operaciones administrativas del equipo técnico: se conservarán durante un plazo mínimo de 5 años desde la fecha de la operación por motivos de trazabilidad, seguridad y defensa frente a reclamaciones.

5. Tus derechos (RGPD)

Cualquier usuario puede ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de sus datos personales. Para ejercerlos, debe enviar una comunicación por escrito adjuntando una copia de su documento de identidad a la dirección de correo electrónico indicada en el punto 7 de esta política, indicando claramente el derecho que desea ejercer. Fitenza atenderá la solicitud en el plazo máximo de un (1) mes desde su recepción, prorrogable por dos (2) meses adicionales en casos de especial complejidad.

Los usuarios finales (alumnos y visitantes registrados en el módulo de aforo) que deseen ejercer sus derechos en relación con datos gestionados por su centro deportivo deberán dirigirse directamente al centro, que actúa como responsable del tratamiento de dichos datos conforme al punto 8 de esta política.

Asimismo, todo usuario tiene derecho a presentar una reclamación formal ante la autoridad de control competente, en particular ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD — www.aepd.es).

6. Cookies, preferencias y almacenamiento local

Fitenza utiliza cookies técnicas propias estrictamente necesarias para mantener la sesión del usuario iniciada, recordar el estado de autenticación dentro del panel de control (como el acceso a las vistas de facturación) y garantizar la seguridad de la navegación. Se utilizan también las siguientes cookies:

Cookie de preferencia de idioma (googtrans): se almacena únicamente si el usuario selecciona el idioma inglés mediante el selector de traducción para mantener dicha selección entre páginas. No tiene fin analítico ni comercial y puede eliminarse en cualquier momento desde la configuración del navegador o volviendo a seleccionar el idioma español.
Cookies de aceptación del banner de cookies: almacenan la elección del usuario (aceptar o rechazar la analítica opcional) para no volver a mostrar el banner en cada visita.
Cookies de seguridad y protección CSRF: tokens de seguridad para prevenir ataques de falsificación de peticiones entre sitios.

Almacenamiento local de preferencias del dispositivo (localStorage e IndexedDB): con el fin de mejorar la experiencia de usuario sin transmitir datos al servidor, la plataforma utiliza el almacenamiento local del navegador para guardar preferencias técnicas del dispositivo, entre ellas: el estado de visualización de banners informativos (con un plazo de 7 días en navegador y 24 horas en modo aplicación instalada), la preferencia de idioma establecida por el usuario, el modo oscuro/claro seleccionado y el estado de instalación de la PWA. Estos datos permanecen en todo momento en el dispositivo del usuario y no son transmitidos a los servidores de Fitenza. El usuario puede eliminarlos en cualquier momento borrando los datos de sitios web desde la configuración de su navegador.

El uso de las herramientas analíticas mencionadas en el punto 3 tiene una finalidad puramente técnica y de optimización de procesos internos, prescindiendo de rastreos cruzados o fines comerciales. PostHog permanece desactivado por defecto hasta la aceptación explícita del usuario en el banner de cookies.

7. Responsable del Tratamiento de tus datos

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de esta plataforma es el Titular y propietario de la marca comercial y el software:

• Nombre y apellidos: Sergio Arias Martínez
• Documento de identidad: 02299625Q
• Domicilio: Calle Meliton Manzanas, 16, Madrid, 28990, España
• Email de contacto para privacidad: contacto@fitenza.com

8. Doble condición de Fitenza: Responsable y Encargado del Tratamiento

La relación de Fitenza con los datos personales tratados en la plataforma adopta dos condiciones jurídicas diferenciadas en función de la categoría de datos, conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD — Reglamento UE 2016/679):

Fitenza como Responsable del Tratamiento: Fitenza actúa como responsable del tratamiento respecto a los datos personales de los propios clientes contratantes (administradores, titulares del centro, personal administrativo que gestiona la suscripción), es decir, los datos recogidos para la gestión de la relación contractual, la facturación, el soporte técnico y la comunicación del servicio SaaS. Se enmarca también en esta condición el tratamiento de los datos generados por las acciones del equipo técnico de Fitenza sobre el panel de administración del centro (impersonaciones auditadas, notas internas de gestión de cuenta — CRM —, aplicación del bloqueo administrativo temporal — freeze —, comunicaciones operativas directas, exportaciones operativas del centro y demás operaciones administrativas), incluidos los datos identificativos del propio Administrador del centro sobre el que actúa el equipo técnico. El detalle de estas actuaciones se recoge en el punto 28 de esta Política. En esta condición, Fitenza determina los fines y los medios del tratamiento y asume plena responsabilidad ante la normativa de protección de datos.
Fitenza como Encargado del Tratamiento: respecto a los datos personales de los alumnos, entrenadores, trabajadores, proveedores, leads de marketing, personas referidas, visitantes registrados en el módulo de aforo y demás usuarios introducidos por los centros en la plataforma para la gestión de su actividad deportiva, laboral y comercial (incluidos los datos aportados durante los servicios llave en mano del plan Elite, los datos generados por el módulo de reserva de pistas, los registros del sistema de control de acceso, los datos del módulo de aforo del centro en vivo y visitas manuales, los datos de salud del módulo de Progreso Físico, Nutrición, PAR-Q y ficha de datos médicos, los datos de incidencias y accidentes, los datos del módulo de fidelización y referidos y los datos del módulo de marketing y leads), Fitenza actúa exclusivamente como encargado del tratamiento por cuenta del centro deportivo, quien ostenta la condición de responsable del tratamiento. En esta condición, Fitenza trata los datos únicamente según las instrucciones del centro contratante y dentro de los límites técnicos definidos por la plataforma. Esta relación de encargo queda formalizada mediante la aceptación del Contrato de Encargado del Tratamiento (DPA) en el momento del registro.

Esta doble condición implica que los centros contratantes, en su calidad de responsables del tratamiento de los datos de sus alumnos y usuarios, deben cumplir todas las obligaciones que el RGPD y la LOPDGDD imponen a los responsables del tratamiento, incluyendo la obtención de las bases jurídicas adecuadas, la información a los interesados y la atención de los derechos ejercidos directamente ante el centro.

9. Responsabilidad del centro como Responsable de los datos de sus alumnos: textos legales, documentos contractuales y cumplimiento normativo

En su condición de responsables del tratamiento de los datos de sus alumnos y usuarios, los centros contratantes asumen las siguientes responsabilidades en materia de protección de datos, que son en todo caso exclusivas e indelegables:

Información y transparencia: el centro es el único responsable de informar a sus alumnos y usuarios finales sobre el tratamiento de sus datos personales mediante una política de privacidad propia, conforme a los artículos 13 y 14 del RGPD. Fitenza proporciona plantillas orientativas de textos legales (Política de Privacidad, Términos y Condiciones, Política de Cookies y página de Contacto) como herramienta de apoyo, accesibles desde Configuración → Textos Legales del panel de administración.
Documentos contractuales generados por la plataforma: adicionalmente, al crear el centro se generan seis (6) plantillas orientativas de documentos contractuales (contrato de alta, consentimiento de aptitud física, RGPD, autorización de imagen, autorización para menores y reglamento interno). Su firma electrónica por parte del alumno queda registrada por Fitenza en su condición de encargado del tratamiento, siendo el centro responsable del contenido de cada documento y de recabar el consentimiento válido del alumno.
Carácter orientativo de las plantillas: las plantillas de textos legales y documentos contractuales facilitadas por Fitenza son meramente orientativas y en ningún caso constituyen asesoramiento jurídico ni garantizan por sí solas el cumplimiento de la normativa aplicable. El centro está obligado a revisar, personalizar y adaptar dichas plantillas con sus datos reales (denominación social, NIF/CIF, datos de contacto, descripción de actividades concretas de tratamiento, etc.) antes de publicarlas y ponerlas a disposición de sus alumnos. Las plantillas incluyen marcadores de sustitución entre corchetes — como [NOMBRE DEL CENTRO], [EMAIL DE CONTACTO] o [CIF/NIF] — que el centro tiene la obligación de reemplazar por su información real.
Textos mostrados a los alumnos: los textos legales y documentos que cada centro configure en su panel de administración serán mostrados y utilizados exclusivamente con los usuarios de dicho centro. Fitenza actúa como mero proveedor de infraestructura técnica para su almacenamiento, edición, visualización y firma electrónica, sin intervenir en su contenido ni validar su adecuación legal. La responsabilidad íntegra sobre el contenido, exactitud, suficiencia legal y cumplimiento normativo de los textos publicados o firmados recae de forma exclusiva sobre el titular del centro.
Base jurídica del tratamiento de datos de salud: el centro es el único responsable de obtener el consentimiento explícito e informado de cada interesado para el tratamiento de datos de categoría especial (datos de salud, medidas corporales, historial deportivo y nutricional, respuestas al cuestionario PAR-Q, ficha de datos médicos, incidencias y accidentes) conforme al artículo 9.2.a del RGPD, y de conservar evidencia de dicho consentimiento. Fitenza pone a disposición herramientas técnicas para la recogida y registro de consentimientos, pero la validez jurídica de los mismos depende de que el centro haya informado correctamente a los interesados en su propio texto de política de privacidad.
Base jurídica para importaciones masivas y para el envío de comunicaciones comerciales: cuando el centro aporte a Fitenza datos personales de sus alumnos para su carga en la plataforma mediante ficheros CSV u otro formato masivo, o cuando gestione campañas comerciales y comunicaciones a leads a través del módulo de Marketing, el centro garantiza que dispone de una base legítima válida y verificable conforme al artículo 6 RGPD y, en el caso de comunicaciones comerciales electrónicas, al artículo 21 LSSI-CE. Fitenza no verifica la existencia de dicha base legal.
Base jurídica del registro de visitas manuales: cuando el centro utiliza el módulo de aforo del centro en vivo para registrar visitas manuales (proveedores, familiares, comerciales, invitados u otros), el centro garantiza que dispone de una base jurídica válida (consentimiento del visitante, interés legítimo debidamente ponderado en el control de accesos o cumplimiento de obligaciones de seguridad e higiene en las instalaciones) y de haber informado al visitante de forma previa y clara sobre el tratamiento de sus datos, sus finalidades, el plazo de conservación aplicable y sus derechos.
Datos de menores de 14 años: es responsabilidad exclusiva del centro obtener y conservar el consentimiento verificable del padre, madre o tutor legal antes de introducir datos personales de menores de 14 años (edad de consentimiento digital en España conforme al artículo 7 LOPDGDD) o de la edad mínima equivalente en otras jurisdicciones aplicables.
Titularidad exclusiva de la cuenta Stripe del centro: el centro es y sigue siendo en todo momento el único titular, operador, administrador y responsable frente a Stripe de su propia cuenta de la pasarela, incluidas su verificación KYC, su configuración fiscal, la gestión de su cuenta bancaria vinculada, los reembolsos a alumnos y cualquier disputa. Fitenza no es titular, apoderada ni intermediaria financiera de dicha cuenta; su única interacción con la misma se limita a las tres operaciones automatizadas descritas en los puntos 1 y 3 y a la recepción posterior de eventos entrantes, siempre con autorización expresa del propio centro.
Atención de derechos de los interesados: las solicitudes de ejercicio de derechos RGPD (acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, limitación) que presenten los alumnos, empleados, proveedores, leads, terceros referidos o visitantes registrados en el módulo de aforo en relación con los datos gestionados por el centro deben ser atendidas directamente por el centro en su condición de responsable del tratamiento, en los plazos previstos por el RGPD. Fitenza pone a disposición del centro herramientas de exportación, edición y eliminación de datos como parte de su obligación de facilitar el cumplimiento.
Indemnidad de Fitenza: el centro acepta mantener indemne al Titular frente a cualquier reclamación, procedimiento sancionador de la AEPD u otros organismos reguladores, demanda judicial o perjuicio económico derivado del incumplimiento de sus obligaciones como responsable del tratamiento, incluyendo la publicación de textos legales incorrectos, incompletos o no adaptados a su actividad real, el uso indebido de los sistemas de firma electrónica de la plataforma, la aportación de datos personales de alumnos, visitantes o terceros sin la base legal adecuada, el envío de comunicaciones comerciales sin consentimiento válido o cualquier incidencia derivada de la gestión, configuración o bloqueo de su propia cuenta Stripe.

10. Tratamiento de datos en el módulo de fiscalidad

La plataforma Fitenza incorpora un módulo de fiscalidad que trata los datos de ingresos, gastos, pagos y retenciones registrados por el centro con el fin de ofrecer resúmenes contables e indicadores fiscales orientativos. Respecto a este tratamiento se establece lo siguiente:

Finalidad exclusivamente organizativa: los datos procesados por el módulo de fiscalidad se utilizan únicamente para generar las vistas informativas del panel de administración del propio centro. En ningún caso son compartidos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), organismos públicos, terceros o cualquier otro centro contratante.
Carácter informativo y no vinculante: los cálculos, estimaciones de bases imponibles, cuotas de IVA, retenciones de IRPF y referencias a modelos tributarios presentados por la plataforma tienen carácter exclusivamente orientativo e informativo. No constituyen asesoramiento fiscal profesional ni sustituyen la actuación de un asesor o gestor fiscal colegiado. La responsabilidad de elaborar, revisar, firmar y presentar ante la AEAT las declaraciones tributarias que correspondan (modelos 303, 390, 130, 111, 115, 180, 190, 200, 347 u otros aplicables) es exclusiva del centro y/o de su asesor fiscal.
Calidad de los datos: la exactitud de los indicadores fiscales presentados por la plataforma depende directamente de la veracidad y completitud de la información introducida por el propio centro. Fitenza no verifica la corrección contable ni fiscal de los datos y no garantiza que los resultados obtenidos sean conformes en todo momento a la normativa tributaria vigente o a las particularidades de cada régimen fiscal.

11. Tratamiento de datos en el sistema de control de acceso: check-in QR, modo Kiosko, tornos y escáner USB de códigos de barras

El módulo de control de acceso y periféricos de venta de la plataforma trata cuatro flujos de datos diferenciados: (i) los generados por el sistema de check-in por código QR asociado al perfil de cada alumno; (ii) los generados por el modo Kiosko desplegado en un dispositivo dedicado del centro; (iii) los generados por la integración con dispositivos físicos de control de acceso (tornos, lectores QR, barreras u otros sistemas similares) instalados por el centro; y (iv) los generados por el uso opcional de un escáner USB de códigos de barras en el módulo de pagos. Este tratamiento se rige por las siguientes condiciones:

Fitenza como encargado del tratamiento: los registros de acceso y check-in (identificador del usuario, fecha y hora del escaneo, estado del acceso permitido o denegado con el motivo, sesión descontada en su caso) son tratados por Fitenza exclusivamente por cuenta e instrucciones del centro contratante, quien actúa como responsable del tratamiento de dichos datos frente a sus alumnos y usuarios.
Modo Kiosko con URL exclusiva por centro: el modo Kiosko se despliega mediante una URL única generada para cada centro y con credenciales limitadas al escaneo de QR y a la consulta de perfil del alumno. La URL de Kiosko no otorga acceso al panel de administración ni a los datos personales completos de los alumnos. El centro es el único responsable de custodiar dicha URL, del dispositivo físico donde se ejecuta el kiosko (tablet, ordenador o pantalla dedicada) y de evitar su uso por personas no autorizadas.
Anti-doble-descuento: el sistema aplica una ventana técnica de protección para evitar que un mismo alumno consuma más de una sesión de un mismo bono en un intervalo corto de tiempo. Este mecanismo se implementa por motivos operativos y no supone tratamiento adicional de categorías especiales de datos.
Escáner USB de códigos de barras en el módulo de pagos: los dispositivos escáner USB compatibles con el estándar HID (Human Interface Device) actúan a nivel de sistema operativo emulando entradas de teclado. La plataforma únicamente recibe la cadena alfanumérica del código escaneado y la localiza en el catálogo interno del centro. Fitenza no accede al hardware, no captura datos biométricos, no captura imágenes, no instala controladores ni almacena información adicional distinta del código leído y del ticket generado por el cobro. La adquisición, higiene y mantenimiento del dispositivo son responsabilidad exclusiva del centro.
Obligación de información del centro: el centro es el único responsable de informar a sus alumnos y trabajadores, en su propia política de privacidad, sobre el tratamiento de los datos de acceso recogidos mediante los dispositivos de control de entrada a las instalaciones y mediante el modo Kiosko, así como de obtener las bases jurídicas adecuadas para dicho tratamiento.
Responsabilidad sobre el hardware: Fitenza no interviene en la instalación, configuración, mantenimiento ni operación de los dispositivos físicos de control de acceso, del hardware sobre el que se ejecuta el modo Kiosko ni de los periféricos de escaneo. El centro es el único responsable de garantizar que dichos dispositivos cumplen con la normativa aplicable en materia de protección de datos, seguridad e instalaciones, así como de informar a sus usuarios sobre su existencia y funcionamiento de conformidad con el RGPD.
Exención de Fitenza: Fitenza queda completamente exenta de responsabilidad por cualquier incidencia, brecha de datos, acceso no autorizado o daño derivado del mal funcionamiento de los dispositivos físicos del centro, del uso indebido de la URL de Kiosko por parte del centro o de la falta de información a los interesados sobre este tratamiento.

12. Tratamiento de datos en el módulo de aforo del centro en vivo y visitas manuales (planes Pro, Premium, Elite y Enterprise)

La plataforma incorpora, dentro de los planes Pro, Premium, Elite y Enterprise, un módulo opcional que muestra al administrador y al staff autorizado un contador aproximado de las personas físicamente presentes en el centro y que permite registrar de forma manual visitas puntuales de terceros. El tratamiento de datos personales derivado del funcionamiento de este módulo se rige por las siguientes condiciones:

Naturaleza del módulo: el módulo es exclusivamente una herramienta informativa y de gestión operativa. En ningún caso constituye un sistema físico de control de acceso, un sistema homologado de contabilización de aforo a efectos regulatorios (protección contra incendios, evacuación, prevención de riesgos laborales o normativas autonómicas de establecimientos) ni un mecanismo de emergencia.
Fuentes del contador: el contador se calcula server-side sumando (i) los alumnos con check-in QR abierto (sin salida registrada) dentro de una ventana temporal de estancia configurable por el centro (entre 15 y 720 minutos); (ii) los miembros del staff con fichaje horario en estado de entrada activa (sin salida registrada); y (iii) las visitas manuales registradas por el propio centro dentro de la misma ventana. No se generan identificadores nuevos ni se accede a datos personales adicionales a los ya tratados por los módulos de check-in, fichaje y visitas manuales.
Categorías de datos tratados en visitas manuales: nombre (obligatorio, máximo 100 caracteres), motivo (opcional, máximo 200 caracteres), teléfono (opcional, máximo 30 caracteres), fecha y hora de entrada (fijadas por el servidor), fecha y hora de salida (si se registra), identificador del miembro del staff que creó el registro, dirección IP desde la que se registró y marca temporal de creación.
Fitenza como encargado del tratamiento: los datos de visitas manuales son tratados por Fitenza exclusivamente por cuenta del centro contratante, quien actúa como Responsable del Tratamiento. Fitenza no comparte estos datos con terceros ni los utiliza con fines analíticos, comerciales, publicitarios ni de mejora del producto.
Base jurídica frente al visitante: corresponde al centro acreditarla conforme al artículo 6 RGPD, siendo aplicables habitualmente el consentimiento del visitante, el interés legítimo debidamente ponderado en el control de accesos o el cumplimiento de obligaciones de seguridad e higiene en las instalaciones. El centro debe informar previamente al visitante sobre el registro, sus finalidades, el plazo de conservación y los derechos que puede ejercer.
Principio de minimización: los campos motivo y teléfono son estrictamente opcionales; se recomienda al centro no solicitarlos salvo que exista una finalidad concreta que los justifique.
Auto-cierre por ventana de estancia: transcurrida la ventana temporal configurada por el centro sin que se haya registrado la salida manual, el contador deja de considerar como "dentro" al check-in o visita afectado. El registro permanece almacenado a efectos de trazabilidad, pero deja de aparecer en el contador en vivo.
Naturaleza aproximada del contador: Fitenza no garantiza la exactitud del contador. Su valor depende de la disciplina operativa del centro (uso del check-in por los alumnos, cierre de fichajes por el staff y registro manual de visitas) y puede presentar desviaciones respecto al aforo físico real.
Aislamiento por centro y control de rol: el módulo está estrictamente aislado por centro mediante Row Level Security. Los datos de visitas manuales sólo son accesibles al staff autenticado del propio centro; los clientes/alumnos nunca ven ni pueden crear registros de visitas. Las API asociadas devuelven un código de bloqueo (HTTP 403) ante peticiones que no cumplan estas condiciones.
Bloqueo automático por baja o downgrade de plan: el módulo sólo funciona mientras la suscripción del centro se encuentre en un plan que lo incluya (Pro, Premium, Elite o Enterprise). Si el centro pasa al plan Basic o su suscripción queda en estado de impago prolongado, el widget del dashboard, la píldora del cabecero y las funcionalidades de visitas manuales dejan de estar accesibles y las API asociadas responden con un código de bloqueo. Los datos ya registrados de visitas manuales se conservan en la base de datos conforme al plazo previsto en el punto 4, pero dejan de poder consultarse desde la interfaz mientras el módulo permanezca desactivado.
Ausencia de la condición de sistema homologado: el módulo no ha sido evaluado, certificado ni homologado por ningún organismo oficial a efectos de la normativa de espectáculos y establecimientos públicos, del Código Técnico de la Edificación (Documento Básico SI), del Real Decreto 393/2007 sobre planes de autoprotección, de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales ni de cualquier otra normativa sectorial. El cliente no podrá invocar los datos mostrados en el módulo como prueba de cumplimiento de aforos legales ante autoridades administrativas o judiciales.
Obligación de información del centro: el centro es el único responsable de informar a sus alumnos, staff y visitantes, en su propia política de privacidad y en la señalización de las instalaciones cuando proceda, del tratamiento de los datos derivados del módulo de aforo y del registro de visitas manuales, así como de la base jurídica aplicable en cada caso.

13. Tratamiento de datos en el módulo de reserva de pistas (planes Premium y Elite)

La plataforma incorpora, dentro de los planes Premium y Elite, un módulo específico para la reserva online de pistas deportivas del centro (pádel, tenis, pickleball, squash o multideporte). El tratamiento de datos personales derivado del funcionamiento de este módulo se rige por las siguientes condiciones:

Categorías de datos tratados: identificador del alumno o de la persona reservadora en caso de walk-in, identificador de la pista, franja horaria elegida (inicio y fin), precio aplicado según la franja configurada por el centro, método de pago (obligatoriamente tarjeta para las reservas online; tarjeta, efectivo o Bizum para las reservas manuales al mostrador), estado de la reserva (pendiente de pago, confirmada, cancelada, expirada) e identificador técnico de la sesión de Stripe en las reservas online.
Fitenza como encargado del tratamiento: los datos personales de los alumnos generados por el módulo de reserva de pistas son tratados por Fitenza exclusivamente por cuenta del centro contratante, quien actúa como responsable del tratamiento.
Pago con tarjeta obligatorio para reservas online: los pagos correspondientes a reservas online se procesan de forma exclusiva a través de la cuenta Stripe propiedad del propio centro (véase punto 3). Fitenza no almacena datos bancarios directos del alumno; únicamente recibe la confirmación de pago y el identificador técnico de la operación.
Pre-reserva de 10 minutos y expiración automática: las pre-reservas que no completen el pago dentro de la ventana de 10 minutos son marcadas automáticamente como "expiradas" por un proceso programado (cron cada 5 minutos disparado por cron-job.org), que además cierra la sesión de Stripe abandonada. Los registros de pre-reservas expiradas se conservan con carácter meramente auditor.
Aislamiento por centro y anti-solape: las reservas están estrictamente aisladas por centro mediante Row Level Security. Un constraint de exclusión a nivel de base de datos impide físicamente que existan dos reservas activas solapadas en la misma pista.
Reembolsos ejecutados por el centro: Fitenza no ejecuta reembolsos automáticos por cancelación de reservas de pista. El centro es el único responsable de tramitar los reembolsos que procedan directamente desde su panel de Stripe, conforme a la política de cancelación configurada.
Ausencia de sincronización con plataformas externas: Fitenza no sincroniza ni comparte los datos de reservas de pista con plataformas externas de reservas (a título enunciativo y no limitativo: Playtomic, MatchPoint, Padel Manager u otras). Si el centro decide comercializar sus pistas simultáneamente por otros canales, es su responsabilidad exclusiva coordinar la gestión de calendarios y datos entre plataformas.
Obligación de información del centro: el centro es el único responsable de informar a los alumnos que reservan pistas, en su propia política de privacidad, del tratamiento de sus datos con esta finalidad y de la existencia del cobro online obligatorio con tarjeta para las reservas online.

14. Tratamiento de datos en los servicios llave en mano del plan Elite (migración masiva, setup inicial y lanzamiento)

La contratación del plan Elite incluye un conjunto de servicios operativos de puesta en marcha ejecutados directamente por el equipo de Fitenza tras la contratación: importación masiva de clientes desde otro software, configuración inicial de catálogo de bonos y horarios, y envío masivo de invitaciones bilingües de activación de cuenta. El tratamiento de datos personales asociado a estos servicios se rige por las siguientes condiciones:

Categorías de datos tratados: los ficheros CSV aportados por el centro pueden incluir nombre, correo electrónico, teléfono, plan o bono actual, número de sesiones restantes y próxima fecha de cobro de cada alumno del centro. No se solicitan ni admiten datos de categorías especiales (salud, biométricos, etc.) en el marco de este servicio.
Fitenza como encargado del tratamiento: durante la ejecución del servicio, Fitenza actúa como encargado del tratamiento por cuenta del centro conforme al DPA aceptado en el momento del registro. El tratamiento se limita estrictamente a las operaciones necesarias para la ingesta, validación de formato, matching con el catálogo de bonos del centro y envío del correo bilingüe de activación.
Base legal aportada por el centro: el centro garantiza expresamente que dispone de una base legítima válida y verificable (habitualmente ejecución del contrato con el alumno o consentimiento explícito) para transferir a Fitenza los datos personales aportados y para autorizar el envío del correo de activación en su nombre a las direcciones aportadas. Fitenza no verifica la existencia ni la vigencia de dicha base legal.
Envío masivo de invitaciones bilingües: los correos de activación se envían desde la infraestructura de Fitenza a través del proveedor externo Brevo (Sendinblue SAS, Francia — Unión Europea). El correo contiene un enlace único de activación de contraseña propio para cada alumno, generado mediante el mecanismo estándar de recuperación de contraseña de Supabase.
Origen del enlace de activación: el enlace incluido en el correo redirige al alumno al login del centro correspondiente (URL con el slug del centro). Fitenza valida server-side que el destino del enlace pertenece a su propia infraestructura para evitar redirecciones a terceros.
Retención del CSV original: los ficheros CSV aportados se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para completar la importación y verificar su ejecución (habitualmente 30 días). Los datos personales cargados en la plataforma como registros de alumnos pasarán a estar sujetos al régimen general de conservación aplicable a los datos de alumnos.
Rechazo de datos inadecuados: Fitenza podrá rechazar, suspender o solicitar la reelaboración de un CSV cuando los datos no respeten la plantilla oficial, contengan errores manifiestos, presenten indicios razonables de ausencia de base legal para el tratamiento o resulten incompatibles con el modelo interno de la plataforma.
Sin cesión a terceros ni uso analítico: los datos aportados por el centro para la migración no se ceden a terceros distintos de los proveedores de infraestructura ya identificados en el punto 3 y no se utilizan para fines analíticos, comerciales, publicitarios ni de mejora del producto.

15. Transferencias internacionales de datos

Algunos de los proveedores de servicios mencionados en el punto 3 pueden estar establecidos o procesar datos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). En todos los supuestos que impliquen transferencias internacionales de datos, Fitenza exige a dichos proveedores que dispongan de las garantías adecuadas previstas en el artículo 46 del RGPD, incluyendo:

Servicios establecidos en la Unión Europea sin transferencia internacional: Supabase EU (Frankfurt, Alemania), Brevo/Sendinblue (Francia — infraestructura principal), cron-job.org (op5 GmbH, Alemania) y Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda) procesan los datos que Fitenza les confía dentro del EEE, por lo que a los tratamientos que realizan en la UE no les aplican los mecanismos de transferencia internacional.
Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) aprobadas por la Comisión Europea, en los casos en que el proveedor esté establecido en un país sin decisión de adecuación vigente. En particular, Railway Corp. (EE.UU.), Brevo/Sendinblue (para infraestructura auxiliar que pueda residir en EE.UU.) y PostHog Inc. (EE.UU.) aplican este mecanismo para las transferencias de datos que procesan en nombre de Fitenza.
Decisiones de adecuación, cuando resulten aplicables al país de destino de los datos. En particular, Google LLC está certificada bajo el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. (EU-US Data Privacy Framework), que constituye una decisión de la Comisión Europea adoptada en julio de 2023 conforme al artículo 45 del RGPD.
Servicios de entrega de notificaciones push: el envío de notificaciones push implica la transmisión de un payload técnico cifrado extremo a extremo a los servidores de Google (Firebase Cloud Messaging, EE.UU.), Apple (Apple Push Notification Service, EE.UU.) o Mozilla (Mozilla Push Service), según el navegador del usuario. Esta transmisión afecta únicamente al endpoint técnico opaco del navegador y al contenido cifrado de la notificación; Fitenza no transmite datos identificativos del usuario a dichos servicios. Google LLC opera bajo el EU-US Data Privacy Framework; Apple Inc. y Mozilla Corporation disponen de mecanismos de transferencia adecuados conforme al RGPD.
Certificaciones reconocidas y mecanismos de supervisión independiente que garanticen un nivel de protección equivalente al del RGPD.

El usuario puede solicitar información sobre las garantías específicas aplicables a cada transferencia internacional enviando una solicitud escrita al correo de contacto indicado en el punto 7.

16. Medidas de seguridad técnica y organizativa

Fitenza implementa medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales tratados contra la destrucción accidental o ilícita, la pérdida accidental, la alteración, la difusión o el acceso no autorizado, de conformidad con el artículo 32 del RGPD. Entre las medidas adoptadas se incluyen:

Cifrado en tránsito: toda la comunicación entre el navegador del usuario y los servidores de Fitenza se realiza mediante protocolo HTTPS/TLS 1.3 con conjuntos de cifrado modernos.
Cifrado en reposo: los datos almacenados en la base de datos y en el almacenamiento de ficheros se encuentran cifrados en reposo mediante los mecanismos estándar del proveedor de infraestructura (AES-256). Este cifrado se aplica igualmente a las claves API de Stripe que los centros configuran voluntariamente en su panel.
Cabeceras de seguridad y Content Security Policy (CSP): la plataforma aplica una política de seguridad de contenido con nonces criptográficos por petición para prevenir ataques de scripting entre sitios (XSS), junto con cabeceras HSTS, X-Content-Type-Options, X-Frame-Options y Referrer-Policy.
Control de acceso por roles: la plataforma implementa un sistema de roles y permisos granulares que garantiza que cada usuario accede únicamente a los datos correspondientes a su centro y a su nivel de autorización, nunca a los datos de otros centros. Los usuarios con rol Manager tienen expresamente restringida la posibilidad de editar el perfil de los usuarios con rol Administrador del centro.
Aislamiento de datos por centro (multi-tenancy) mediante RLS: la arquitectura de la plataforma garantiza el aislamiento estricto de los datos de cada centro mediante políticas de seguridad a nivel de base de datos (Row Level Security de PostgreSQL), de forma que ningún centro puede acceder a los datos de otro. Este aislamiento se aplica de forma transversal a todos los módulos, incluidos reservas de pistas, check-ins, marketing, promociones, fidelización, incidencias, RRHH, modo Kiosko y módulo de aforo del centro con visitas manuales.
Aislamiento reforzado y separación estricta de datos internos del equipo técnico: además del aislamiento por Row Level Security descrito, la plataforma aplica capas complementarias de defensa en profundidad: (i) tablas independientes destinadas exclusivamente al equipo técnico de Fitenza (notas internas de administración y registros de impersonaciones con trazabilidad completa) con políticas de acceso denegado por defecto para cualquier usuario autenticado que no forme parte del equipo técnico, incluidas las cuentas de Administrador de los propios centros; (ii) revocación explícita de privilegios a nivel de columna sobre campos sensibles de configuración administrativa; (iii) triggers de base de datos que revierten silenciosamente cualquier intento de modificación por parte de un usuario no autorizado sobre campos reservados exclusivamente a la operativa interna del equipo técnico (por ejemplo, los campos que controlan el bloqueo administrativo temporal descrito en el punto 8); y (iv) auditorías empíricas periódicas del aislamiento mediante pruebas end-to-end simuladas contra la base de datos real.
Restricción a nivel de base de datos para reservas de pistas: el módulo de pistas aplica un constraint de exclusión (EXCLUDE USING gist) en PostgreSQL con la extensión btree_gist que impide físicamente la existencia de dos reservas confirmadas o pendientes de pago solapadas sobre la misma pista, evitando la doble reserva incluso en escenarios de concurrencia extrema.
Autenticación segura: los accesos al panel de administración están protegidos mediante autenticación basada en tokens de sesión seguros. Las credenciales nunca se almacenan en texto plano.
Comparaciones de secretos en tiempo constante: los tokens sensibles (como las claves de los procesos programados, CRON_SECRET, o los secretos de firma de webhooks de Stripe) se comparan mediante algoritmos resistentes a ataques por temporización (timing-safe compare).
Alcance mínimo y autorización expresa en las operaciones sobre la cuenta Stripe del centro: las llamadas que Fitenza realiza contra la API de Stripe de cada centro se limitan de forma estricta y verificable a las tres operaciones descritas en el punto 3 (verificar saldo, listar webhooks existentes, crear un único webhook con tres eventos técnicos) y solo se ejecutan cuando el propio centro pulsa voluntariamente el botón "Verificar conexión" en su panel de administración. Fitenza no ejecuta operaciones de escritura, modificación, eliminación ni consulta adicionales sobre las cuentas Stripe de sus clientes, ni accede al panel de Stripe del centro por ningún medio.
Verificación criptográfica de eventos entrantes: los eventos recibidos en el webhook de Stripe se validan criptográficamente contra el Webhook Secret almacenado para cada centro, rechazándose cualquier evento cuya firma no coincida con la esperada.
Validación server-side de descuentos, promociones y aforo: la validez y el importe efectivo de los códigos de promoción, de los canjes de puntos aplicados en el checkout y del contador de aforo se calculan íntegramente en la infraestructura de Fitenza, impidiendo la manipulación desde el navegador del usuario.
Enforcement por plan en el módulo de aforo: tanto el endpoint que calcula el contador de aforo como los endpoints de gestión de visitas manuales verifican server-side que el plan del centro incluya la funcionalidad; en caso contrario devuelven un código de bloqueo (HTTP 403) con independencia de cualquier valor configurado por el propio centro en su panel.
Limitación de peticiones (rate limiting): los endpoints públicos sensibles (login, recuperación de contraseña, formularios de contacto, registro de clientes, contratación, notificaciones de compra, ejecución de importaciones masivas por parte del superadministrador, registro de visitas manuales — con cap defensivo por centro —, envío de comunicaciones directas al centro desde el panel superadmin, restablecimiento de contraseña por parte del equipo técnico y creación de administradores adicionales) están protegidos frente a ataques de fuerza bruta y abuso mediante mecanismos de rate limiting por dirección IP y por usuario autenticado.
Cifrado extremo a extremo de notificaciones push: las notificaciones push se cifran extremo a extremo mediante el protocolo Web Push (RFC 8291) antes de ser enviadas a la infraestructura del navegador, de modo que el servicio de entrega (Google, Apple, Mozilla) no puede acceder al contenido de las notificaciones.
Sanitización de ficheros de importación masiva: los ficheros CSV aportados para la migración de clientes se procesan mediante un parser propio y son sometidos a saneamiento de caracteres de control, límites por fila y por campo, y validación de formato de correo y de fecha, con el fin de mitigar ataques por inyección o "CSV bombs".
Auditoría de acciones sensibles: las acciones críticas del sistema (inicios de sesión, cambios de configuración, eliminaciones, firmas electrónicas, importaciones masivas, reservas de pista, aplicación de descuentos y canjes, registro y salida de visitas manuales, y la totalidad de operaciones realizadas por el equipo técnico sobre el panel superadmin descritas en el punto 28) quedan registradas con marca temporal, IP y usuario para permitir la trazabilidad ante incidentes.
Detección de comportamiento anómalo: un proceso automatizado analiza periódicamente los logs de acceso buscando patrones sospechosos (usuarios con volumen de peticiones fuera de lo habitual, direcciones IP con actividad anómala o usuarios con tasas de error elevadas) y genera alertas internas.
Copias de seguridad automatizadas: los proveedores de infraestructura realizan copias de seguridad periódicas de los datos con el fin de garantizar su recuperabilidad en caso de incidente técnico.

No obstante, el usuario es igualmente responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de no compartirlas con terceros. Fitenza no puede garantizar la seguridad frente a accesos no autorizados provocados por la negligencia del propio usuario en la custodia de sus credenciales.

17. Notificación de brechas de seguridad

En caso de que Fitenza detecte una violación de la seguridad de los datos personales que pueda suponer un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, el Titular actuará conforme a lo establecido en los artículos 33 y 34 del RGPD:

Notificará la brecha a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo máximo de 72 horas desde que tenga conocimiento de ella, salvo que sea improbable que dicha violación suponga un riesgo para los interesados.
Cuando la brecha pueda entrañar un alto riesgo para los derechos y libertades de los interesados, comunicará la incidencia a los afectados sin dilación indebida, describiéndola en términos claros y sencillos e indicando las medidas adoptadas o propuestas para hacer frente a la situación.
En su condición de encargado del tratamiento respecto a los datos de los alumnos de los centros, Fitenza notificará cualquier brecha de seguridad que afecte a dichos datos al centro contratante en cuestión, sin dilación indebida y por los canales de contacto registrados, para que éste pueda cumplir sus propias obligaciones de notificación como responsable del tratamiento.

18. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

Fitenza no toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o que afecten de forma significativa a los interesados en el sentido del artículo 22 del RGPD, ni realiza elaboración de perfiles con fines comerciales o de segmentación de usuarios. Los procesos automatizados de la plataforma tienen una finalidad exclusivamente operativa y de gestión del servicio contratado, e incluyen, entre otros: la renovación automática de bonos vencidos, la generación de facturas SaaS antes de cada renovación, el envío de alertas de vencimiento de bono, la liberación automática de pre-reservas de pista no pagadas, la expiración de puntos del Plan Amigo y del programa de fidelización, el cierre de trials expirados, el completado automático de clases finalizadas, la limpieza de logs internos, la detección de comportamientos anómalos, la sincronización en tiempo real, la aplicación server-side de promociones y descuentos, el auto-cierre por ventana temporal del contador de aforo del centro y el envío de notificaciones push operativas. Estos procesos son invocados por el servicio de programación externa cron-job.org en las franjas horarias configuradas.

La plataforma no incorpora sistemas de inteligencia artificial generativa que elaboren rutinas, dietas, planes o recomendaciones sanitarias de forma automática. Los contenidos deportivos y nutricionales alojados en la plataforma son elaborados en todo caso por los profesionales del propio centro bajo su exclusiva titulación y responsabilidad, conforme al punto 22.

19. Datos generados por la sincronización en tiempo real

Para propagar cambios operativos entre dispositivos conectados (nuevas reservas de clase o pista, cancelaciones, aforos, check-ins, actualizaciones de bonos, contador del módulo de aforo del centro), la plataforma establece canales de comunicación en tiempo real seguros mediante WebSocket a través del servicio Realtime de Supabase (Unión Europea). Sobre este tratamiento se aplica lo siguiente:

Los eventos transmitidos por estos canales contienen únicamente los identificadores mínimos necesarios para actualizar la interfaz del usuario receptor.
Los canales están filtrados estrictamente por centro mediante Row Level Security a nivel de base de datos: el dispositivo de un centro nunca recibe eventos de otro centro.
La transmisión se realiza sobre conexión cifrada (TLS) y los datos no se almacenan de forma persistente en la capa de tiempo real.
El usuario puede interrumpir la recepción de eventos en tiempo real simplemente cerrando la aplicación o desconectándose de internet; la funcionalidad se restablece automáticamente al reconectar.

20. Instalación como aplicación web progresiva (PWA) y almacenamiento local

La plataforma Fitenza puede instalarse como aplicación web progresiva (PWA) en el dispositivo del usuario final. En ese caso, se aplican las siguientes consideraciones específicas sobre el tratamiento de datos:

Almacenamiento local del dispositivo: al instalar la PWA, el navegador puede almacenar de forma local recursos estáticos del sitio (archivos, iconos, preferencias del usuario) mediante Service Workers, localStorage e IndexedDB. Estos datos permanecen bajo el control del usuario y no se transmiten a Fitenza salvo cuando la propia aplicación los sincroniza con el servidor como parte de sus funcionalidades normales.
Notificaciones push en iOS y iPadOS: por decisión y limitaciones técnicas del propio Apple, la recepción de notificaciones push en iPhone y iPad requiere que el usuario haya instalado previamente la PWA en la pantalla de inicio. Fitenza informa al usuario de esta circunstancia en el propio interfaz.
Eliminación de datos locales: el usuario puede eliminar en cualquier momento los datos locales de la PWA desinstalando la aplicación de su dispositivo o borrando los datos del sitio desde la configuración de su navegador, sin necesidad de contactar con Fitenza.

21. Módulo de fidelización, puntos, canjes y programa de referidos (Plan Amigo)

La plataforma incorpora un sistema opcional de fidelización que permite al centro asignar puntos a sus alumnos por consumo, referidos o promociones, así como articular un programa de invitación de nuevos alumnos ("Plan Amigo"). Sobre este tratamiento se aplica lo siguiente:

Fitenza como encargado del tratamiento: los datos personales gestionados por el sistema de fidelización (saldo de puntos por alumno, historial de puntos otorgados y canjeados, importe canjeado, fecha de expiración configurada por el centro, relación entre alumnos referidos y referentes y estado de conversión del referido) son tratados por Fitenza por cuenta del centro contratante, quien actúa como responsable del tratamiento.
Parámetros configurables por el centro: los parámetros esenciales del sistema (activación por centro y por alumno, ratio de conversión entre euros gastados y puntos generados, valor de canje del punto — parámetro valor_punto_euros —, umbral mínimo de canje — parámetro puntos_minimos_canje —, catálogo de conceptos que otorgan puntos, política de expiración y recompensas del programa de referidos) son configurados de forma exclusiva y unilateral por el centro desde su panel de administración.
Naturaleza jurídica de los puntos: los puntos son un mero instrumento comercial y de fidelización del centro. No constituyen dinero electrónico (Ley 21/2011 y Directiva 2009/110/CE), ni servicio de pago (Real Decreto-ley 19/2018), ni instrumento financiero, ni valor negociable, ni criptomoneda, ni activo virtual regulado.
Aplicación server-side de descuentos: el descuento derivado del canje de puntos o del programa de referidos se calcula íntegramente en la infraestructura de Fitenza (server-side), impidiendo la manipulación desde el navegador del alumno.
Expiración automática: la plataforma ejecuta el proceso programado expirar-puntos con la periodicidad y política definidas por el centro. La correcta configuración de esa política, la comunicación previa al alumno y la resolución de reclamaciones derivadas de la caducidad son responsabilidad exclusiva del centro. Fitenza no responde frente a alumnos por la pérdida de puntos por expiración.
Datos de terceros aportados por un alumno referente (Plan Amigo): cuando un alumno introduce en la plataforma los datos de contacto de un tercero al que desea invitar (nombre, teléfono, correo electrónico), garantiza haber obtenido su consentimiento previo, informado e inequívoco conforme al artículo 21 LSSI-CE y al artículo 6 RGPD. El centro es el Responsable del Tratamiento de dichos datos frente al tercero y asume las obligaciones de información, base jurídica, plazo de conservación y atención de derechos. Fitenza no verifica la existencia de dicho consentimiento y queda indemne frente a cualquier reclamación derivada de su ausencia.
Base jurídica y consentimiento: el centro es el único responsable de informar al alumno referente, al alumno referido y al tercero invitado sobre la existencia de este sistema y de recabar los consentimientos que la normativa aplicable exija (por ejemplo, para el envío de comunicaciones promocionales), así como de reflejarlo en su propia política de privacidad.
Ausencia de rastreo comercial: Fitenza no utiliza los datos del sistema de fidelización con fines de perfilado comercial, publicidad segmentada ni cesión a terceros.

22. Módulos de contenido especializado: progreso físico, planes de entrenamiento, planes de nutrición, HYROX, PAR-Q, ficha de datos médicos e incidencias — datos de salud (artículo 9 RGPD)

La plataforma incorpora, en función del plan contratado, módulos específicos para el seguimiento físico y deportivo del alumno (Progreso Físico), la asignación de rutinas (Planes de Entrenamiento), la elaboración de planes nutricionales y la consulta de una biblioteca de alimentos preinstalada con etiquetado nutricional siguiendo el marco del Reglamento (UE) nº 1169/2011 —calorías, macronutrientes, azúcares, grasas saturadas, fibra, sal y los catorce alérgenos declarables del Anexo II— procedente de fuentes públicas y comerciales de composición nutricional (BEDCA, USDA FoodData Central, CIQUAL–ANSES y datos declarados en envases físicos), con la posibilidad de que el centro añada sus propios alimentos (Planes de Nutrición), la gestión de la modalidad HYROX, el cuestionario de aptitud física PAR-Q, la ficha de datos médicos generales del alumno y el registro de incidencias y accidentes ocurridos en las instalaciones (Incidencias). Sobre el tratamiento de datos realizado por estos módulos se aplica lo siguiente:

Datos de categoría especial (artículo 9.1 RGPD): los datos registrados en estos módulos (composición corporal, perímetros, bienestar subjetivo, adherencia, notas médicas, lesiones, accidentes, condiciones deportivas, respuestas al cuestionario PAR-Q, ficha de datos médicos y demás información asociada al seguimiento físico y sanitario del alumno) tienen la consideración de categorías especiales de datos personales conforme al artículo 9.1 del RGPD y requieren para su tratamiento el consentimiento explícito e informado del interesado (Art. 9.2.a RGPD) o la concurrencia de otra base habilitante prevista en el artículo 9.2.
Fitenza como encargado del tratamiento: respecto a la totalidad de los datos gestionados en estos módulos, Fitenza actúa exclusivamente como encargado del tratamiento por cuenta del centro contratante, quien es el Responsable del Tratamiento. Fitenza no realiza análisis clínicos, no elabora recomendaciones sanitarias, no comparte estos datos con terceros y no los utiliza con fines analíticos, publicitarios ni de mejora del producto.
Obligación de consentimiento previo: es responsabilidad exclusiva e indelegable del centro obtener el consentimiento explícito e informado del alumno con carácter previo a la introducción de cualquier dato en estos módulos, mediante formularios que reúnan las garantías del artículo 7 RGPD y del artículo 9 LOPDGDD. Fitenza pone a disposición del cliente plantillas orientativas de consentimiento informado en el módulo de Documentos del panel; su adaptación, firma y archivo son responsabilidad exclusiva del cliente.
Cuestionario PAR-Q y ficha de datos médicos: las respuestas al cuestionario PAR-Q y los datos médicos generales (altura, peso, lesiones, enfermedades, alergias, medicación, observaciones) se almacenan asociados al perfil del alumno y son accesibles tanto por el propio alumno desde su portal como por el profesional del centro autorizado. El centro es el único responsable de valorar clínicamente dichas respuestas y de decidir, bajo su criterio profesional, la aptitud del alumno para la práctica deportiva.
Menores de edad: cuando los datos correspondan a un menor de 14 años (edad de consentimiento digital en España conforme al artículo 7 LOPDGDD), el consentimiento debe ser otorgado por el padre, madre o tutor legal. La plataforma ofrece una plantilla orientativa de "Autorización del representante legal para menores"; su adaptación, obtención y archivo son responsabilidad exclusiva del centro.
Datos de incidencias y accidentes: el módulo de Incidencias puede almacenar información sobre siniestros, lesiones y atenciones ocurridas en las instalaciones, con relevancia para el seguro de responsabilidad civil y accidentes deportivos contratado por el centro. El centro es el único responsable de: (i) informar al afectado sobre el registro del incidente; (ii) comunicar el siniestro a su compañía aseguradora cuando proceda; y (iii) atender las obligaciones de conservación y de acceso derivadas de la normativa aplicable.
Ausencia de diagnóstico médico y de la condición de producto sanitario: ninguna funcionalidad, cálculo, indicador, alerta ni respuesta agregada de estos módulos constituye diagnóstico médico, dictamen clínico, prescripción sanitaria, valoración fisioterapéutica ni asesoramiento nutricional profesional. La plataforma no está clasificada como producto sanitario conforme al Reglamento (UE) 2017/745 (MDR) ni al Real Decreto 192/2023 y no ha sido evaluada, notificada, certificada ni marcada CE como tal.
Ausencia de decisiones automatizadas: los módulos no incorporan sistemas de generación automática de rutinas, dietas ni recomendaciones sanitarias mediante inteligencia artificial. Todos los contenidos son elaborados por los profesionales del propio centro bajo su exclusiva titulación, cualificación, colegiación y responsabilidad profesional.
Biblioteca de alimentos, etiquetado nutricional y alérgenos: La biblioteca de alimentos preinstalada en la plataforma (catálogo "global" con centro_id IS NULL) tiene finalidad exclusivamente orientativa y descriptiva. Los valores nutricionales por 100 g/ml (calorías, proteínas, carbohidratos, azúcares, grasas, grasas saturadas, fibra, sal) y la declaración de los catorce (14) alérgenos previstos en el Anexo II del Reglamento (UE) nº 1169/2011 sobre la información alimentaria facilitada al consumidor siguen dicho marco a modo de referencia y proceden de las siguientes fuentes públicas y comerciales: la Base de Datos Española de Composición de Alimentos (BEDCA) del Ministerio de Ciencia e Innovación; USDA FoodData Central del United States Department of Agriculture; CIQUAL, la Table de composition nutritionnelle des aliments de la Agence nationale de sécurité sanitaire de l'alimentation, de l'environnement et du travail (ANSES) de la República Francesa; y los datos declarados por los fabricantes en el etiquetado físico de envases comerciales. Fitenza no garantiza la exactitud, integridad, actualización permanente ni la correspondencia con la composición real, la formulación vigente o la trazabilidad de alérgenos por contaminación cruzada del producto adquirido o consumido por el alumno concreto, ni sustituye en modo alguno a la información obligatoria del etiquetado del envase que el operador alimentario y el fabricante están obligados a facilitar conforme al citado Reglamento (UE) nº 1169/2011 y a la normativa española de aplicación. Ante cualquier duda, especialmente cuando se trabaje con alumnos con alergias, intolerancias, celiaquía, patologías digestivas, dietas terapéuticas o condiciones clínicas relevantes, es responsabilidad exclusiva del centro verificar la información nutricional y de alérgenos frente al envase original del producto efectivamente consumido antes de recomendarlo, prescribirlo o incorporarlo a un plan nutricional. Fitenza queda íntegramente exenta de responsabilidad por cualquier decisión nutricional, reacción alérgica, brote de intolerancia, episodio digestivo, empeoramiento clínico o cualquier otro perjuicio derivado del uso de la biblioteca de alimentos, con independencia de la fuente de la que procedan los datos.
Alimentos propios del centro: la plataforma permite a cada centro crear, editar y eliminar sus propios alimentos (registros con centro_id asignado al centro) para completar el catálogo global con productos comerciales concretos, referencias regionales o preparaciones propias. La exactitud, veracidad, actualización, correspondencia con el envase real y declaración de alérgenos de los alimentos propios del centro son responsabilidad íntegra, exclusiva e indelegable del centro que los introduce; Fitenza actúa como mero encargado del tratamiento a efectos de almacenamiento y visualización, sin verificar, auditar, depurar ni validar los datos aportados por el centro, y no responde por errores, omisiones o desviaciones respecto al producto real.
Ejercicio de derechos: las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación o portabilidad relativas a los datos alojados en estos módulos deben dirigirse por el interesado directamente al centro contratante en su condición de Responsable del Tratamiento.

23. Módulo de gestión de personal (RRHH): fichaje horario, horas extras, nóminas e incidencias laborales

La plataforma incorpora un módulo de gestión de recursos humanos que permite al centro registrar y controlar la actividad de su staff (fichajes de entrada y salida, jornada trabajada, horas extras, nóminas, incidencias laborales, categorías profesionales, permisos, evaluaciones internas y demás datos derivados de la relación laboral o profesional). Sobre este tratamiento se aplica lo siguiente:

Fitenza como encargado del tratamiento: los datos laborales del staff son tratados por Fitenza exclusivamente por cuenta del centro contratante, quien actúa como Responsable del Tratamiento y como empresa empleadora frente a su plantilla.
Base jurídica: ejecución del contrato laboral, cumplimiento de obligaciones legales en materia laboral y de Seguridad Social (Art. 6.1.b y 6.1.c RGPD), y disposición adicional decimocuarta LOPDGDD respecto al derecho a la desconexión digital y al registro de la jornada de trabajo (Real Decreto-ley 8/2019, artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
Registro horario: los datos de fichaje se conservarán durante un plazo mínimo de cuatro (4) años y estarán disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social conforme a la normativa vigente. Los fichajes abiertos (entrada sin salida) alimentan también el contador del módulo de aforo del centro cuando este está activo, sin que ello constituya un tratamiento adicional respecto al ya existente.
Confidencialidad de las nóminas: los datos económicos de nómina son tratados con especial confidencialidad y su acceso queda restringido a los perfiles autorizados por el centro (habitualmente Administrador y perfil "Gestor" con permisos específicos de RRHH). Los datos salariales sensibles no se muestran en contextos de trabajo generales.
Obligación de información al trabajador: el centro es el único responsable de informar a sus trabajadores del tratamiento de sus datos, de la política interna de fichaje, del uso de geolocalización si procediera, del uso del fichaje como fuente del contador de aforo y de los derechos que les asisten como interesados.

24. Módulo de marketing, campañas y gestión de leads (CRM del centro)

La plataforma incorpora un módulo específico para que el centro pueda organizar sus campañas de marketing y realizar el seguimiento de leads (personas potencialmente interesadas en sus servicios). Sobre este tratamiento se aplica lo siguiente:

Categorías de datos tratados: datos de la campaña (nombre, plataforma de origen — Facebook, Instagram, Google, Email, WhatsApp u otras —, presupuesto, gastado, leads generados y clientes convertidos) y datos personales de contacto de los leads (nombre, teléfono, correo electrónico, origen, estado del embudo comercial, notas internas de seguimiento).
Fitenza como encargado del tratamiento: los datos personales de leads son tratados por Fitenza exclusivamente por cuenta del centro contratante, quien actúa como Responsable del Tratamiento.
Base jurídica y consentimiento del lead: el centro es el único responsable de disponer de una base jurídica válida (interés legítimo debidamente ponderado, consentimiento del interesado u otra base habilitante) para registrar y contactar a cada lead. Cuando el contacto implique el envío de comunicaciones comerciales electrónicas, se aplicarán además las obligaciones del artículo 21 LSSI-CE, incluidas la existencia de una relación previa o el consentimiento expreso y la inclusión de mecanismos de baja en cada comunicación.
Sin envío directo desde Fitenza: Fitenza no envía automáticamente comunicaciones comerciales a los leads registrados por el centro. Los envíos, cuando existen, son iniciados y ejecutados por el propio centro utilizando los canales que estime oportunos (correo electrónico propio del centro, WhatsApp propio, llamada telefónica, etc.).
Sin cesión ni uso analítico cruzado: los datos de leads y campañas de un centro no son cedidos a terceros ni utilizados por Fitenza con fines analíticos, comerciales o publicitarios propios.
Atención de derechos: las solicitudes de ejercicio de derechos de los leads deben dirigirse al centro correspondiente en su condición de Responsable del Tratamiento.

25. Módulo de promociones y códigos de descuento

La plataforma incorpora, con independencia del módulo de fidelización regulado en el punto 21, un módulo específico de gestión de promociones y códigos de descuento aplicables a las ventas del centro a sus alumnos. Sobre este tratamiento se aplica lo siguiente:

Categorías de datos tratados: parámetros de la promoción (denominación, importe, tipo porcentual o fijo, fecha de inicio y fin de validez, número máximo de usos totales y por alumno, restricciones de aplicabilidad) y registro individualizado de cada aplicación (fecha, alumno, importe descontado, ticket resultante).
Fitenza como encargado del tratamiento: el módulo es operado por Fitenza por cuenta del centro contratante, quien actúa como Responsable del Tratamiento y como titular exclusivo de la política comercial y publicitaria aplicable.
Validación server-side: la validez del código introducido por el alumno y el importe efectivamente descontado se calculan íntegramente en la infraestructura de Fitenza, con el fin de evitar la manipulación del descuento desde el navegador del alumno.
Finalidad estrictamente operativa: el registro de aplicaciones se utiliza únicamente para la trazabilidad de caja y para la generación del ticket o factura resultante, sin fines analíticos ni comerciales adicionales.
Cumplimiento normativo del centro: el diseño de la política promocional, la corrección de los precios anunciados y el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de publicidad, precios rebajados, saldos, prácticas comerciales desleales, comunicaciones comerciales electrónicas y protección de las personas consumidoras (incluidas la Ley 3/1991 de Competencia Desleal, la Ley 34/1988 General de Publicidad, la Ley 7/1996 de Ordenación del Comercio Minorista, el Real Decreto Legislativo 1/2007 y las normativas autonómicas de consumo) son responsabilidad exclusiva del centro.

26. Módulo de gestión de proveedores del centro

La plataforma incorpora un módulo específico para que el centro pueda registrar y gestionar los datos de sus proveedores comerciales, con la finalidad de organizar sus compras, gastos y pagos. Sobre este tratamiento se aplica lo siguiente:

Categorías de datos tratados: nombre o denominación social, NIF/CIF, persona de contacto, correo electrónico, teléfono, dirección postal, IBAN y otros datos identificativos, económicos y de contacto del proveedor.
Fitenza como encargado del tratamiento: los datos son tratados por Fitenza por cuenta del centro contratante, quien actúa como Responsable del Tratamiento respecto de la información de sus proveedores.
Base jurídica: ejecución del contrato mercantil entre el centro y su proveedor (Art. 6.1.b RGPD), interés legítimo del centro en la organización interna de sus compras (Art. 6.1.f RGPD) y cumplimiento de obligaciones legales contables y fiscales (Art. 6.1.c RGPD).
Cesiones y confidencialidad: los datos de proveedores no son cedidos a terceros ni utilizados por Fitenza con fines analíticos, comerciales o publicitarios propios.

27. Reenvío de tickets mediante WhatsApp (enlace wa.me)

La plataforma incluye un botón que permite al staff del centro reenviar por WhatsApp el enlace del ticket de un pago concreto al alumno. Sobre esta funcionalidad se aplica lo siguiente:

Ausencia de integración con WhatsApp Business API: la funcionalidad se implementa exclusivamente mediante la apertura de un enlace estándar del tipo wa.me en la aplicación WhatsApp instalada en el dispositivo del propio staff del centro. Fitenza no se integra con la API de WhatsApp Business ni con Meta Platforms, Inc.
Sin transmisión de datos desde la infraestructura de Fitenza a Meta: Fitenza no envía mensajes desde su infraestructura, no almacena conversaciones, no accede a la libreta de contactos del staff y no comparte datos personales con Meta.
Responsabilidad del staff del centro: el envío efectivo del mensaje y el cumplimiento de las condiciones de uso de WhatsApp y de la normativa aplicable (RGPD, LOPDGDD, artículo 21 LSSI-CE respecto de comunicaciones comerciales) son responsabilidad exclusiva del staff del centro y del propio centro como Responsable del Tratamiento.

28. Acciones del equipo técnico de Fitenza sobre el panel del centro y trazabilidad

Con la exclusiva finalidad de prestar soporte técnico, garantizar el cumplimiento del contrato, atender obligaciones legales y mantener la continuidad, seguridad y calidad del servicio, el equipo técnico de Fitenza dispone de un panel interno de administración (superadmin) con capacidades operativas específicas sobre los centros contratantes. Sobre el tratamiento de datos derivado de estas actuaciones se aplica lo siguiente:

Fitenza como Responsable del Tratamiento: respecto a los datos generados por las actuaciones descritas en este apartado, Fitenza actúa como Responsable del Tratamiento, siendo la base jurídica la ejecución del contrato de servicios SaaS con el centro (Art. 6.1.b RGPD), el cumplimiento de obligaciones legales de trazabilidad y auditoría (Art. 6.1.c RGPD) y el interés legítimo en garantizar la seguridad de los sistemas, la resolución de incidencias y la defensa frente a reclamaciones (Art. 6.1.f RGPD).
Impersonación autenticada con auditoría completa: el equipo técnico de Fitenza podrá acceder al panel de administración del centro asumiendo temporalmente la identidad del Administrador principal del centro mediante un enlace de sesión firmado. Cada impersonación queda registrada en una tabla dedicada con marca temporal, identificador del miembro del equipo técnico que la inicia, identificador del usuario impersonado, dirección IP, agente de navegador, motivo de finalización de la sesión y trazabilidad completa. La sesión de impersonación se limita a un período máximo (por defecto sesenta minutos), transcurrido el cual finaliza automáticamente. El acceso mediante impersonación no altera los datos del centro y solo se utilizará cuando resulte estrictamente necesario para diagnosticar incidencias, atender solicitudes explícitas de soporte del cliente o cumplir obligaciones legales. Las impersonaciones son claramente distinguidas de los accesos reales de los administradores del propio centro en los paneles de salud del centro consultables por el equipo técnico y no computan como accesos legítimos del centro a efectos de estadísticas internas de actividad.
Notas internas de gestión de cuenta (CRM): el equipo técnico de Fitenza podrá mantener anotaciones internas y privadas sobre cada centro contratante (historial de incidencias, comunicaciones comerciales previas, observaciones internas del equipo de soporte, preferencias comerciales manifestadas por el cliente). Estas notas se almacenan en una tabla independiente con acceso denegado por defecto para cualquier usuario ajeno al equipo técnico de Fitenza, incluidos los propios administradores del centro sobre el que se han redactado. Su tratamiento se limita a los datos estrictamente necesarios para la finalidad legítima de gestión de la relación contractual. El cliente conserva sus derechos de acceso, rectificación, oposición y supresión sobre las notas que le conciernan mediante solicitud escrita a contacto@fitenza.com.
Bloqueo administrativo temporal (freeze): el equipo técnico podrá aplicar un bloqueo temporal del acceso al panel del centro por un plazo máximo de noventa (90) días naturales, indicando expresamente un motivo textual y una fecha exacta de fin del bloqueo. Estos datos (motivo, fecha de fin, identificador del operador que aplica y del que levanta el bloqueo, marcas temporales de aplicación y levantamiento) quedan almacenados y son mostrados a los usuarios del centro que intenten acceder durante el bloqueo, con la finalidad de informarles del motivo y de la fecha en la que el acceso se restablecerá automáticamente. La aplicación del bloqueo se notifica al cliente por correo electrónico cuando las circunstancias lo permiten. El detalle contractual del freeze se regula en la cláusula 5 de los Términos y Condiciones.
Exportación operativa de datos del centro: el equipo técnico podrá generar exportaciones agregadas de los datos operativos del centro (estructura, configuración, catálogos, clientes, staff, pagos, clases, bonos, suscripciones, facturas) en formato JSON o compatible, con la finalidad exclusiva de atender solicitudes RGPD de portabilidad, realizar copias puntuales de respaldo antes de operaciones críticas, resolver incidencias reproducibles o cumplir requerimientos legales. Estas exportaciones no se comparten con terceros salvo obligación legal y quedan registradas en el sistema de auditoría interno.
Comunicaciones directas desde el panel: el equipo técnico podrá enviar comunicaciones por correo electrónico al centro (administradores y/o staff) directamente desde su panel de administración, con un límite máximo de cinco (5) envíos por hora a un mismo centro para evitar prácticas abusivas. Estas comunicaciones se envían a través del proveedor externo Brevo (Sendinblue SAS) conforme al punto 3 y se limitan a la finalidad estrictamente operativa (avisos de mantenimiento, información sobre incidencias, notificaciones contractuales, solicitudes de firma de documentos u otras finalidades legítimas). No se envían con finalidad comercial sujeta a consentimiento independiente conforme al artículo 21 de la Ley 34/2002 (LSSI-CE).
Restablecimiento de contraseñas y gestión de accesos administrativos: el equipo técnico podrá enviar enlaces de restablecimiento de contraseña a los administradores del centro y modificar sus roles, activar o revocar sus accesos o crear administradores adicionales cuando así lo solicite el propio centro o cuando resulte necesario para garantizar la continuidad del servicio. En ningún caso Fitenza tiene la capacidad técnica de leer contraseñas en claro; el restablecimiento se realiza siempre mediante enlaces de recuperación controlados por el propio usuario. Estas operaciones quedan registradas en el sistema de auditoría interno.
Regeneración operativa de códigos huérfanos: el equipo técnico podrá regenerar de forma controlada los códigos únicos de alumno (utilizados para la generación del código QR de check-in) que hayan quedado en estado nulo o vacío por incidencias técnicas. Esta operación se limita estrictamente a los alumnos con código ausente y no altera ni modifica los códigos ya asignados y en circulación (evitando así invalidar códigos QR ya impresos o registrados por los alumnos).
Eliminación completa en cascada de un centro: el equipo técnico podrá ejecutar operaciones de eliminación completa y en cascada de un centro y todos sus datos asociados (clientes, staff, pagos, bonos, clases, suscripciones, facturas y usuarios exclusivos del centro) cuando así lo solicite expresamente el cliente en el marco de una baja definitiva, cuando venza el período de retención de datos previsto en la cláusula 5 de los Términos, o cuando resulte necesario para dar cumplimiento a un derecho de supresión ejercido conforme al RGPD. Esta operación requiere doble confirmación interna y queda auditada conforme al apartado siguiente.
Registro de auditoría interno (logs_sistema): la totalidad de las actuaciones descritas en este apartado, así como cualquier otra operación sobre el panel administrativo, quedan registradas en una tabla de auditoría interna con marca temporal, identificador del miembro del equipo técnico, identificador del centro afectado, descripción de la operación e información contextual. Estos registros se conservan conforme a los plazos previstos en el punto 4 con la finalidad de garantizar la trazabilidad, la seguridad, la resolución de incidencias y la atención a requerimientos judiciales o administrativos.
Limitaciones y garantías: las capacidades descritas en este apartado no incluyen, en ningún caso: (i) el acceso al panel de Stripe del centro conforme al blindaje del punto 3; (ii) la modificación de facturas emitidas, contratos firmados o cualquier documento con valor probatorio; (iii) la lectura de contraseñas de los usuarios del centro; ni (iv) la venta, cesión, alquiler o comunicación a terceros ajenos a Fitenza de los datos del centro, salvo obligación legal. Todas las personas del equipo técnico de Fitenza con acceso a estos paneles están vinculadas por deberes reforzados de confidencialidad y trazabilidad, conforme al DPA aceptado por el cliente.

29. Modificaciones de la Política de Privacidad

Fitenza se reserva el derecho a modificar la presente Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a cambios legislativos, jurisprudenciales, reglamentarios o a evoluciones del propio servicio. Las modificaciones relevantes serán notificadas a los centros contratantes con una antelación mínima de 30 días mediante comunicación al correo electrónico registrado. El uso continuado de la plataforma tras la entrada en vigor de las modificaciones implicará la aceptación tácita de la nueva versión. La versión vigente estará siempre disponible en la plataforma, con indicación de la fecha de última actualización.